Saturs

• Pakāpieni
• Padomi
• Nepieciešamie materiāli

Biroja failu kārtošana ir sīks darbs, īpaši, ja jums ir daudz dokumentu. Tomēr procesam nav jābūt sarežģītam vai sāpīgam. Plānojot priekšu un izveidojot kartotēku, jūs varēsit sakārtot dokumentus tā, lai vienmēr bez ciešanām varētu atrast meklēto. Pēc sistēmas ieviešanas praksē vienkārši sekojiet tai un uzturiet kārtību. Aiziet?

Pakāpieni

Metode 1 no 3: Sistēmas izstrāde

1. 

   
   

   

   Ešlija Mēness, MA
   Profesionāls organizators

   Mūsu eksperts piekrīt: organizējiet dokumentus, atstājot priekšā vissteidzamākos, piemēram, rēķinus un veidlapas, kas jānosūta. Vidējā sadaļā ir tie, kas nākotnē būs jāaizpilda, piemēram, ienākuma nodoklis. Šajā sadaļā vajadzētu būt tiem dokumentiem, kurus jūs laiku pa laikam izmantojat, piemēram, rokasgrāmatām un direktorijiem. Sakārtojiet papīrus atvilktnēs; ievietojiet katra veida dokumentus atvilktnē un vienmēr kārtībā no vissvarīgākā līdz vissvarīgākajam.

   
   

2. 

   Izlasiet visus dokumentus. Atdalot arhivējamos birstošos dokumentus, izlasiet tos pa vienam un izlemiet, kurā kategorijā vai apakškategorijā tos uzglabāt. Tas atvieglos dokumentu kārtošanu un ietaupīs laiku, tos izlasot tikai vienu reizi.
   • Analizējot katru vienumu, novērtējiet patieso nepieciešamību to saglabāt failos. Ja jūs jau esat atrisinājis situāciju un jums nav nepieciešama reģistrācija, vislabāk ir izmest attiecīgo dokumentu.

3. 

   
   
   Atlociet visus dokumentus. Pa pastu saņemtie dokumenti parasti tiek salocīti aploksnēs. Paņemiet un atveriet visu, lai varētu iesniegt failus, sakārtojot lapas tā, lai tās vienmērīgi sakrautos.
   • Uzziniet, vai jums nav jāuzglabā aploksne. Vairumā gadījumu tie nav nepieciešami, un tos var izmest bez problēmām. Ja kāda iemesla dēļ uzskatāt, ka jums būs nepieciešams piegādes apliecinājums, saspraudiet aploksni dokumentiem un visu paturiet.
   • Skavu dokumenti, lai novērstu dokumenta daļu atdalīšanu vai pazaudēšanu. Skavas ir labākas nekā spailes, jo tās ir vienmērīgāk saliekamas un nav pakļautas nejaušas atdalīšanās riskam.

Metode 3 no 3: Failu glabāšana

1. 

   
   
   Izveidojiet grozu “Arhivēt”. Ikreiz, kad pienāk pasts vai tiek izveidots jauns papīrs, ievietojiet to grozā, lai pēc iespējas ātrāk to nodotu. Iegādājieties pietiekami lielu konteineru un atstājiet to uz sava galda, kuru identificē ar nosaukumu “Arhivēt”. Tādā veidā jūs nepazudīsit.

2. 

   Atceliet iesniegšanas laiku. Ir laba ideja atcelt laikus dienā vai nedēļā, lai pievērstos jaunu dokumentu arhivēšanai. Ja tā ir jūsu ikdienas sastāvdaļa, maz ticams, ka beigsities ar uzkrāto darbu.
   • Piemēram, sāciet, atdalot pusstundu no darba, lai iesūtītu dienas dokumentus. Ja ar to nepietiek, dienas laikā plānojiet divus pusstundu periodus, vienu pirms pusdienām un vienu pirms dienas beigām.
   • Atkārtošanās un konsekvence ir būtiska veiksmei.

3. 

   Izveidojiet sistēmu, kas ir saprotama visiem. Ja jūs vienīgais izmantojat failus, ir viegli uzturēt kārtību. No otras puses, ja citiem cilvēkiem ir jāgroza faili, ir svarīgi likt viņiem saprast un ievērot izveidoto sistēmu. Nav jēgas sevi organizēt, ja citi nespēs rīkoties tāpat kā jūs.
   • Var būt daudz efektīvāk, ja esat gatavs noņemt nepieciešamos failus un nodot tos citiem darbiniekiem. Kad viņi ir pabeiguši lietot, palūdziet, lai viņi to jums atdod, lai atkal iesniegtu. Tātad, jūs izvairāties no kļūdām.

4. 

   Glabājiet svarīgus dokumentus drošā vietā. Daži īpaši materiāli ir jāglabā īpašā un atsevišķā vidē. Piemēram, daži dokumenti jāglabā drošā vai ugunsdrošā kastē. Var būt laba ideja dažus dokumentus glabāt bankas glabātuvē vai jurista birojā.

5. 

   Bieži pārskatiet failus. Atceliet ikgadējo laiku (vai biežāk, ja nepieciešams), lai pārskatītu failus un izlemtu, kas jāsaglabā vai ko var izmest (vai pārvietot uz vietu ārpus vietas). Ja kaut kas vairs nekad netiek izmantots, nav iemesla to paturēt, vai ne? Ja, no otras puses, jūs nelietojat dokumentu bieži, bet jums tas var būt vajadzīgs kā ieraksts, glabājiet to.

Padomi

• Šis raksts attiecas uz korespondences, kontu un citu drukātu materiālu fizisko kopiju organizēšanu un arhivēšanu, bet izklāstītie principi darbojas arī digitālo failu organizēšanā. Izmantojiet mapes un apakšmapes, lai kārtotu elektroniskos failus tāpat, kā jūs darītu papīru.

Nepieciešamie materiāli

• Skapis.
• Apturētas failu mapes.
• Mapes.
• Pakārt tagus.
• Pastāvīgie marķieri.