Saturs

• Soļi

Mēs visi zinām, ka būt organizētam darbā ir svarīgi; pat tā ir daudzu cilvēku nebeidzama cīņa. Ticiet vai nē, palikt organizētam nav tik biedējošs uzdevums, kā izklausās. Dažas ātras paradumu izmaiņas un pastāvīgi risinājumi var padarīt šo procesu vieglāku, nekā jūs domājat.

Soļi

1. metode no 4: Telpas un laika pārvaldība

1. 

   Uzraugiet savas darbības. Vairākas dienas ierakstiet vairākas savas aktivitātes dienasgrāmatā. Tas palīdzēs jums precīzi redzēt, ko jūs darāt, pat nenojaušot, un jūs sākotnēji sajutīsit savas organizatoriskās un produktivitātes neveiksmes. Turklāt jums vajadzētu veikt šo vingrinājumu, ņemot vērā vispārējos mērķus. Izmantojot aktivitāšu dienasgrāmatu, jūs varēsiet redzēt, kuri uzdevumi var tērēt jūsu laiku un kuri var palīdzēt sasniegt jūsu mērķus.

2. 

   
   
   Nosakiet savus augstas produktivitātes grafikus. Daži cilvēki ir produktīvi no rīta, bet citi ienīst domu par agru celšanos. Iespējams, jums jau ir sajūta par tām dienas daļām, kas padara jūs produktīvāku. Neatkarīgi no jūsu vēlmēm - naktis, rīti, pusdienas vai tieši pirms vai pēc "sastrēguma stundas" - izmantojiet šos periodus, lai maksimizētu savu produktivitāti.

3. 

   
   
   Prioritāte savus uzdevumus. Mēs visi zinām, ka daži uzdevumi ir svarīgāki par citiem; tomēr mēs viņiem ne vienmēr piešķiram atbilstošu prioritāti. Izstrādājiet, piemēram, sistēmu, kas klasificē uzdevumus, izmantojot atgādinājumus, kas godprātīgi un elastīgi ietver tādus zīmolus kā karogi vai zvaigznes. Glabājiet šos atgādinājumus virtuālā vai fiziskā tuvumā datoram vai galdam. Veltiet vairāk laika un enerģijas saraksta prioritārajiem priekšmetiem. Piemēri var ietvert uzdevumus ar īsu termiņu, piemēram, lietas, kas jums jāpiegādā līdz dienas beigām vai nākamajā dienā. Jūs varat arī noteikt prioritāti atbildēm uz klientiem, priekšniekiem vai citiem, kas ir atbildīgi par radītajiem izdevumiem. Un, ja neesat pārliecināts, cik uzdevums ir jutīgs vai svarīgs, vienmēr ir ieteicams to uzdot.

4. 

   
   
   Nekavējoties veiciet ātros uzdevumus. Ne visiem uzdevumiem jābūt prioritāriem un jāplāno uz noteiktu laiku.Dažu no tām plānošana vai plānošana var aizņemt tikpat daudz laika, cik to pabeigšana. Ja tā, un jūs varat veikt šos uzdevumus uzreiz, izbaudiet! Šādi rīkojoties ar šiem šķēršļiem, jūs varat arī izvairīties no vilcināšanās.

5. 

   Pārvaldiet nekārtības un darba materiālus. Mūsu tabulas viegli pārvietojas no nekārtības ainām uz filmu cienīgām iznīcināšanas ainām - kas apgrūtina organizēšanu. Daži cilvēki darbojas pat saskaņā ar stingru tīrīšanas politiku. Lai gan tie nav būtiski, veiciet dažas darbības, lai notīrītu darbstaciju.
   • Atsākt pasūtījumu. Izmetiet atkritumus un sistemātiski arhivējiet nepieciešamos materiālus. Kad iespējams, sakopiet jucekli: pārtraukumos vai starp uzdevumiem.
   • Nekavējoties notīriet netīrumus. Tātad vēlāk jums nebūs jāuztraucas par tīrīšanu. Turklāt tas neļaus pašreizējiem traucējumiem palikt uz jūsu galda nākotnē.
   • Nepieciešamos krājumus turiet pa rokai. Skaidrs, ka ne viss apkārt ir nekārtību pazīme. Pieejamo rīku pieejamība ļauj ietaupīt jūsu laiku un lietderīgi izmantot dārgo vietu.

6. 

   Ieplānojiet aktivitāšu un tikšanos laikus. Daži cilvēki plāno tikai sapulces, bet neveido nepieciešamo darbību sarakstus. Svarīgāko uzdevumu, kā arī tikšanās, plānošana var būt noderīga. Varat arī grupēt noteiktus uzdevumus. Piemēram: ieplānojiet sapulces tikai otrdienās un ceturtdienās. Saglabājiet arī brīvo laiku savā kalendārā, lai atvēlētu sev radošu laiku vai pielāgotos negaidītiem notikumiem.
   • Izmantojiet darba kārtību un kalendāru. Šie rīki var būt papīra vai virtuāli lietojumprogrammu veidā, piemēram, iCalendar un Google Now.
   • Atdaliet savas darbības kategorijās. Veicot darbību klasifikāciju vai atdalīšanu pēc krāsas, jūs varat ātri vizuāli atgādināt par svarīgo. Šīs kategorijas var ietvert, piemēram, saraksti, projektus, pasākumus, sanāksmes, diskusijas un pat pārtraukumus vai fizisko vingrinājumu laikus.
   • Optimizējiet savu tehnoloģiju. Virtuālie kalendāri un e-pasta platformas, piemēram, Outlook, var apvienot jūsu uzdevumu sarakstus, kontaktpersonas un adreses. Tas ne tikai padara visu efektīvāku, bet arī optimizē jūsu domāšanas procesu.
   • Kad vien iespējams, deleģējiet uzdevumus. Ņemot vērā dienas darba intensitāti, ir viegli aizmirst, ka viss nav jādara pats. Deleģējiet uzdevumus asistentam vai, ja esat īpaši aizķēries ar darbiem, lūdziet kolēģi izdarīt jums labu un palīdzēt veikt noteiktus uzdevumus. Jūs varat tos apbalvot, kad viss ir mierīgāk.

2. metode no 4: sistemātiska rūpes par savu e-pastu

1. 

   Pārbaudiet savus e-pastus paredzētajā laikā. Ne visiem ir jāpieturas pie iesūtnes, jo daudzas saņemtās ziņas nav tik steidzamas. Ja strādājat vietā, kur nav nepieciešama tūlītēja atbilde uz e-pastiem, pārbaudiet iesūtni paredzētajā laikā - apmēram trīs vai četras reizes dienā.

2. 

   Arhivējiet e-pastus. Izmantojiet mapju un iezīmju priekšrocības, nevis ļaujiet ziņām sakrāties iesūtnē. Programmā Outlook ir mapes un apakšmapes, savukārt Gmail ir etiķetes un vairākas atsevišķas iesūtnes. Piemēram, ja esat žurnālists, jūsu mapes var saukt par "Pašreizējie ziņojumi", "Nākotnes ziņojumi", "Vecie ziņojumi", "Intervijas un avoti" un "Stāsti un idejas".
   • Dzēst un arhivēt. Arhivējiet veco un svarīgo pastu un izdzēsiet pārējos. Iepriekš minētajā piemērā mape "Vecie ziņojumi" kalpo kā žurnālista fails. Sākot dzēst vecās e-pasta ziņas, jūs būsiet pārsteigts par to, cik daudz vienumu nonāk atkritumos un cik vienumi tiek glabāti. Daži cilvēki arī vēlas, lai iesūtne būtu tukša - neatstājot nevienu ziņojumu nelasītu (vai neatstājot nevienu ziņojumu iesūtnē). Papildus mapju un etiķešu izmantošanai jūs varat iztukšot lodziņu, izmantojot funkciju "Arhivēt", dzēšot vecus e-pastus darba pārtraukumos vai izmantojot kontu organizēšanas lietojumprogrammas.

3. 

   Kad vien tas ir visefektīvāk, izmantojiet citus saziņas veidus. Dažreiz vienkāršs tālruņa zvans var atrisināt problēmu, kas prasītu desmit e-pastu apmaiņu. Ja tā, zvaniet personai! Ja jūs zināt, ka apmaiņa ar e-pastiem radīs diskusiju vai ietvers daudz ziņojumu, iespējams, vislabāk būs runāt pa tālruni. Tādā veidā jūs varēsiet saņemt vairāk informācijas, vienlaikus izvairoties no ilgstošas ​​un ilgstošas ​​diskusijas, izmantojot elektroniskos ziņojumus. Jūs pat varat nosūtīt e-pastu kolēģim un pateikt kaut ko līdzīgu: "Man jums ir daudz jautājumu par šo tēmu. Varbūt mums vajadzētu sarunāties savā starpā. Vai es varu jums piezvanīt pēc piecām minūtēm?"

4. 

   Ierobežojiet pārtraukumus. Lai arī stratēģiskie pārtraukumi ir noderīgi, pārtraukumi darba laikā nav. Viņi var palēnināt tevi, pārtraukt darba tempu un likt pazaudēt domāšanas veidu. Tāpēc mēģiniet izmantot īpašas rakstiskas un balss ziņas, ja zināt, ka esat pārāk aizņemts. Šie rīki nav jāizmanto tikai tad, kad neatrodaties birojā; tos var izmantot, ja esat aizķēries ar uzdevumiem. Daudzi cilvēki izmanto arī "atvērto durvju" politiku - taču jums nav jāatstāj sava istaba visu laiku atvērta. Jūs pat varat atstāt draudzīgu zīmīti pie durvīm, sakot kaut ko līdzīgu "Es esmu zvana vidū" vai "Esmu aizņemts. Lūdzu, atgriezieties vēlāk vai sūtiet e-pastu".

5. 

   Izmantojiet "mākoņu" pakalpojumus. Var apsvērt mākoņpakalpojumu (pazīstams arī kā "mākoņdatošana"), jo tas ir lētāks, pielāgojams, efektīvs un viegli atjaunināms. Šo mākoņu padarītais saturs var būt īpaši noderīgs, jo tam varat piekļūt dažādās ierīcēs: datoros, planšetdatoros, viedtālruņos utt. Mākoņkrātuve kalpo arī kā primārs vai sekundārs digitālo dublējumu veidošanas veids. Konsultējieties ar personu, kas atbildīga par IT vai programmatūru jūsu darba vietā. Iespējams, ka jums jau ir daudz brīvas vietas mākoņos (vai pat varat iegādāties šo vietu par nelielu gada maksu).

6. 

   Izmantojiet interneta izlasi. Labākās pārlūkprogrammas ļauj pievienot grāmatzīmes - saglabājot un kārtojot bieži apmeklētās e-pasta adreses, lai ērti un ātri piekļūtu. Izmantojiet to priekšrocības, tāpēc neaizmirstiet par svarīgām vietnēm, kurās ir nozares jaunumi vai informācija.

3. metode no 4: laika izmantošana

1. 

   Izvairieties no vairāku uzdevumu praktizēšanas vienlaicīgi. Šajā sakarā lielākajai daļai ekspertu ir līdzīgi viedokļi. Lai gan televizorā tas var šķist ātri un forši, vienlaikus vairāku uzdevumu ("daudzuzdevumu" vai "daudzuzdevumu") prakse nav efektīva un var pasliktināt jūsu organizācijas efektivitāti. Izvēlieties visu uzmanību veltīt vienam uzdevumam vienlaikus; pabeidziet to un pārejiet pie nākamā saraksta vienuma.

2. 

   Izveidojiet sev grafiku vai kalendāru. Par laimi, lielākajai daļai darbu nav nepieciešams visu īpaši ieplānot savā dienā. Tomēr var būt noderīgi ievērot galveno grafiku un svarīgākos dienas notikumus un uzdevumus.
   • Noteikt laika ierobežojumus noteiktām darbībām. Dažiem uzdevumiem nav nepieciešami šie ierobežojumi, bet citiem ir jābūt laika parametriem, lai jūs varētu uzlabot savu produktivitāti. Padomājiet par ikdienas aktivitātēm, kas parasti aizņem vairāk laika nekā parasti, un norādiet tām turpmāk konkrētus termiņus.
   • Atliciniet papildu laiku citām aktivitātēm. Dažas aktivitātes - kā jūs, iespējams, uzzinājāt no pieredzes, parasti prasa vairāk laika, nekā paredzēts; tomēr tas ne vienmēr ir slikts. Atvēliet, piemēram, papildu laiku pirms un pēc šāda veida uzdevumu veikšanas (un jo īpaši svarīgiem notikumiem un sanāksmēm).

3. 

   Izmantojiet hronometra lietotni, fizisku hronometru vai modinātāju. Šie rīki var būt efektīvi, ja tos lieto taupīgi. Daži cilvēki vēlas iestatīt trauksmi 10, 15 vai 30 minūtes iepriekš, lai saņemtu iepriekšējos brīdinājumus un sagatavotos kādai aktivitātei. Varat arī izmantot atgādinājumus.

4. 

   Izvairieties no savu darbību atlikšanas. Pajautājiet sev, vai šī atlikšana ir absolūti nepieciešama, vai arī tā ir tikai vilcināšanās piemērs. Ja jūs domājat, ka vilcināties, neatlieciet uzdevumu - pabeidziet to uzreiz! Tomēr, ja darbības atlikšana ir neizbēgama, iegaumējiet punktu, kurā to pārtraucāt, un iestatiet citu konkrētu laiku, lai to pabeigtu. Vēl viena iespēja ir izveidot ārkārtas rīcības plānu. Piemēram: ja jums ir jāatceļ tikšanās klātienē, iespējams, varēsiet piezvanīt (izmantojot audio un / vai video) ar personu.

4. metode no 4: Rūpes par savu fizisko un garīgo veselību

1. 

   Veikt pārtraukumus. Lai saglabātu veselību un produktivitāti, ir svarīgi veikt garīgus pārtraukumus. Mēs mēdzam būt tik iegremdēti darbā, ka dažreiz mēs nedarām pārtraukumus - tik būtiskus. Šie pārtraukumi dod mums nepieciešamo atpūtu un uzlabo mūsu produktivitāti, taču tie ļauj arī atkāpties un pajautāt sev, vai mēs izmantojam savu laiku pēc iespējas efektīvāk.

2. 

   Labāk gulēt. Ja mēs neguļam labi, nākamajā dienā mēs varam būt apdullināti, noguruši vai bezrūpīgi, kas var mazināt efektivitāti un mūsu ieceres darbā. Plānojiet atpūsties vismaz septiņas vai astoņas nepārtrauktas stundas naktī.

3. 

   Nesalīdziniet sevi ar saviem kolēģiem. Lielākās daļas šo cilvēku darbs atšķiras no mūsu, un viņiem visiem ir dažādas organizēšanas metodes. Metode, kurai ir jēga un kura ir efektīva kādam, kuru pazīstat, var nebūt vislabākā jūsu rutīnai un otrādi.

4. 

   Pieņemt, ka organizācija ir nepārtraukts process. Negaidiet, ka būsiet ideāls. Organizācija ir nepārtraukta un prasa pastāvīgu uzmanību. Jūs nebūsiet perfekti organizēts katru dienu; tomēr neliela kārtība var padarīt jūs daudz efektīvāku.