Saturs

• posmi
• 1. daļa Valodas un formāta izvēles izdarīšana
• 2. daļa Gatavošanās rakstīt savu profesionālo piezīmi
• 3. daļa Uzrakstiet savu profesionālo piezīmi

Šajā rakstā: Veiciet valodas un formāta izvēliJūs sagatavojaties rakstīt savu profesionālo piezīmiSamaziniet savu profesionālo piezīmi31.

Memorands, kas pazīstams arī kā memorands, ir dokuments, ko parasti izmanto, lai sazinātos ar kolēģiem vai nodaļas locekļiem. Jūs to varat izmantot nepiederošām personām, ja, piemēram, jums jāsazinās ar klientiem vai partneriem. Jums jāpārliecinās, ka šī piezīme ir profesionāla, skaidra un ka tā atbilst jūsu profesijas standartiem.

posmi

1. daļa Valodas un formāta izvēles izdarīšana

1. 
   

   
   Neizmantojiet pārāk gadījuma valodu. Kopumā jūsu valodai jābūt tiešai un vienkāršai, vienlaikus saglabājot profesionālo raksturu. Jums vajadzētu izvairīties no pārāk pazīstama signāla saņemšanas.
   • Piemēram, izvairieties aprakstīt tādas lietas kā “Sveiks! Smagi, grūti pirmdien, vai ne? Nu, es gribēju ar jums sarunāties par lielu lietas failu problēmu. "
   • Drīzāk ievadiet tieši lietas būtībā: "Es rakstu, lai informētu visus par projekta Z gaitu."

2. 
   

   
   Izvairieties no emocionālas valodas lietošanas. Rakstot ir labāk mēģināt izmantot neitrālu toni un izvairīties no emocionāli uzlādēta leksiskā lauka izmantošanas. Dariet visu iespējamo, lai pastāstītu faktus un pierādījumus, kas atbalsta jūsu pieprasījumus.
   • Piemēram, izvairieties no tādiem jautājumiem kā “Es domāju, ka mēs visi būtu daudz laimīgāki, ja mums būtu tiesības piektdien ģērbties gadījuma rakstura tērpos. "
   • Tā vietā veiciet kādu pētījumu, lai noskaidrotu, vai ir pētījumi, kuros teikts, ka darbinieku morāle uzlabojas, kad viņiem ir lielāka autonomija, izvēloties apģērbu, un citē tos jūsu piezīmē.

3. 
   

   
   
   
   Izmantojiet brīdinājuma frāzes. Kad jūs gatavojaties citēt pierādījumu vai avotu, noteikti izmantojiet valodu, kas informē lasītāju par to, ko jūs darāt.
   • Piemēram, mēģiniet aprakstīt sekojošo: "Saskaņā ar mūsu pētījumu ..." vai "Dabas aizsardzības aģentūras veiktie pētījumi norāda, ka ...".

4. 
   

   
   Izvēlieties atbilstošo fontu. Jūsu piezīme ir viegli lasīt, tad jums vajadzētu izvairīties no pārāk mazu fontu. Fonti 11 un 12 ir standarta komplektācijā.
   • Jums vajadzētu izvēlēties arī vienkāršu fontu, piemēram, Times New Roman. Šis nav laiks, kad jāspēlē ar “smieklīgiem” fontiem, piemēram, Comic Sans (mēs jūs izjokosim, ja izvēlēsities šo!).

5. 
   

   
   Izmantojiet standarta piemales. Profesionālajām piezīmēm ir raksturīga 2,5 cm rezerve, lai gan dažās e-apstrādes programmatūrās dažreiz ir iekļauti iepriekš formatēti atgādinājumi ar nedaudz lielākām piezīmēm (piemēram, 3 cm).

6. 
   

   
   
   
   Izmantojiet vienu atstarpi. Parasti profesionālie pieraksti nav izvietoti divās daļās. Lai varētu numurēt savu lapu, apsveriet iespēju izmantot vienu atstarpi, atstājot atstarpi starp rindkopām vai daļām.
   • Parasti nav nepieciešams ievietot rindkopu rindkopās.

2. daļa Gatavošanās rakstīt savu profesionālo piezīmi

1. 
   

   
   Izlemiet, vai vēlaties nosūtīt piezīmi. Ja jums ir jāpasaka vairākiem cilvēkiem jūsu komandā par lielu darījumu, tad atgādnes nosūtīšana ir lieliska ideja. Jūs pat varat to nosūtīt, ja sazināties tikai ar vienu personu, piemēram, ja vēlaties vai jums ir nepieciešams rakstisks sarakste.
   • Tomēr dažos gadījumos efektīvāk būs vērsties pie viņiem tieši.
   • Turklāt kāda informācija var būt pārāk jutīga, lai to ierakstītu piezīmē.

2. 
   

   
   Nosakiet savu mērķi. Atgādinājuma saturs un organizācija var mainīties atkarībā no jūsu konkrētā mērķa. Lielākā daļa piezīmju tiek rakstītas šādu iemeslu dēļ.
   • Ierosināt ideju vai risinājumu. Piemēram, ja jūs domājat, ka zināt, kā novērst laika raizes, varat savas idejas uzrakstīt piezīmē un nosūtīt to priekšniekiem.
   • Piešķirt uzdevumus. Piemēram, piezīmju nosūtīšana var būt efektīvs veids, kā deleģēt atbildību par konferenci, kuru drīz organizēs jūsu nodaļa.
   • Lai sastādītu ziņojumu. Varat arī nosūtīt piezīmi, lai atjauninātu kolēģus par neseno notikumu, atjauninātu projektu, ziņotu par progresu vai ziņotu par jauniem pētījuma objektiem.

3. 
   

   
   Ierobežojiet savu priekšmetu. Iespējams, ka jūs žonglējat daudzus projektus un rodas kārdinājums nosūtīt atgādinājumu, lai informētu kolēģus, uzraudzītājus vai klientus par visu, pie kā jūs šobrīd strādājat. Paturiet prātā, ka profesionāliem pierakstiem vajadzētu koncentrēties tikai uz vienu problēmu.
   • Tiem jābūt kodolīgiem, skaidriem un viegli lasāmiem aizņemtiem cilvēkiem. Tāpēc informāciju nevajadzētu atstāt novārtā. Koncentrējot piezīmi uz tēmu, tiks nodrošināts, ka jūsu ziņojums tiek saņemts un saprotams.

4. 
   

   
   Padomājiet par savu auditoriju. Paredzētā auditorija ietekmēs visas jūsu profesionālās piezīmes saturu, stilu un toni, tāpēc rūpīgi pārdomājiet, kurš saņems šo piezīmi.
   • Piemēram, jūs uzrakstīsit dažāda veida piezīmes, ja rakstīsit saviem kolēģiem, lai runātu par pārsteiguma ballīti biroja darbiniekiem, vai arī, ja rakstītu savam vadītājam par vairāku mēnešu ilga pētījuma rezultātiem.

3. daļa Uzrakstiet savu profesionālo piezīmi

1. 
   

   
   Nosauciet savu piezīmi. Ir dažādi profesionālo maču veidi. Parasti piezīme ir tā precīza nosaukšana.
   • Piemēram, ierakstiet "Piezīme" vai "memorands" augšpusē lapā.
   • Tas ir atkarīgs no jums, vai jūs vēlaties, lai centrēt nosaukumu vai pamatotu kreisi. Parasti saņemtās piezīmes tiek pārbaudītas un formāts tiek kopēts.

2. 
   

   
   Uzrakstiet piezīmes virsrakstu. Pirmajā daļā jāiekļauj četri informācijas elementi. Plašāku informāciju par katru sastāvdaļu atradīsit šādās darbībās.
   • Uz uzmanību: sniegt vārdus un nosaukumus cilvēku, kas saņems jūsu piezīmi.
   • DE: norāda jūsu vārdu un uzvārdu.
   • DATUMS: norāda pilnīgu un precīzu datumu. Neaizmirstiet iekļaut gadu.
   • Tēma: sniedz īsu aprakstu, bet teica, ka priekšmets, kas izturas pret savu piezīmi.
   • Ņemiet vērā, ka parasti arī tēmas rindiņu norāda ar “Re:” vai “RE:”. Tie ir anglosakšu saīsinājumi "attiecībā uz", tas ir, "par", "par" vai "attiecas".

3. 
   

   
   Izvēlieties savu saņēmēju sarakstu ar rūpību. Noteikti iekļaujiet visus, kuri ir jāinformē. Ierobežojiet savas piezīmes izplatīšanu tikai tām.
   • Nav vēlams nosūtīt atgādinājumu visam pakalpojumam, ja tas attiecas tikai uz dažiem cilvēkiem.
   • Cilvēkus ātri satriec daudz piezīmju un viņi mēdz tos ignorēt vai tos uzmanīgi neizlasīt.

4. 
   

   
   Izmantojiet adresātiem atbilstošos vārdus un nosaukumus. Pat ja jūsu boss un jūs sevi nosaucat ar saviem vārdiem, labāk, ja jūsu sarakste paliek formālāka. Piemēram, jūs varat viņu saukt par "Nadīni", kad šķērsojat viņu priekšnamā, bet kā piezīmi varat saukt viņu par "Martinas kundzi" vai "Dr. Martinu".
   • Vai ne loubliez kad jums pilnīgu informāciju par visiem adresātiem: ietver pilnu vārdu un nosaukumi.

5. 
   

   
   Meklējiet precīzus to cilvēku nosaukumus, kuriem jūs nosūtāt ārēju piezīmi. Ja sūtāt piezīmi kādam ārpus jūsu biroja, ir arī svarīgi zināt, kā ar viņiem sarunāties. Veikt laiks, lai pētniecības profilam: šī informācija ir iespējams pieejams kompānijas mājas lapā.
   • Piemēram, vai viņai ir doktora grāds? Ja tā, tad būtu laba ideja to dēvēt par Dr.X.
   • Kāds ir viņa nosaukums? Piemēram, tas ir viceprezidents vai dekāns? Ja tā, pārliecinieties, ka atsaucaties uz to šādi.

6. 
   

   
   Uzmanīgi uzrakstiet objektu. Jums ir jābūt pārliecinātiem, ka šī līnija ir skaidrs, un ne pārāk vispārīgi, pat tad, ja tas ir īss.
   • Piemēram, “Jaunais piedāvājums” ir diezgan neskaidrs, un, ja kāds meklēs failos, kas izveidoti pēc vairākām nedēļām, iespējams, būs grūti atrast jūsu piezīmi.
   • Labāks būtu "pētījumu ziņojums par klientu bāzes paplašināšanu".

7. 
   

   
   Atcerieties izlaist sveicienus. Jūsu ziņā ir noskaidrot, vai vēlaties pateikt, kā sveiciens, piemēram, “Cienījamā kundze Dupont” vai “Cienījamie kolēģi”. Tomēr atcerieties, ka šie apsveikumi nav nepieciešami.
   • Tas ir domāts kā ātrs un efektīvs svarīgas informācijas saziņas līdzeklis, un tiem, kas saņem jūsu atgādinājumu, skaidri jāzina, no kurienes tas nāk.

8. 
   

   
   Uzrakstiet piezīmes pirmo daļu. Skaidri paskaidrojiet, kāpēc jūs rakstāt un sūtāt piezīmi.
   • Piemēram, “Es rakstu tāpēc, ka ...”. Ievadā vajadzētu īsi izklāstīt, ko adresāti atradīs piezīmē.

9. 
   

   
   Izveidojiet īsu ievada daļu. Nav vērts sniegt visu informāciju un / vai pierādījumus pirmajā daļā.
   • Saīsiniet to: pietiks ar dažiem teikumiem vai nelielu rindkopu.

10. 
    

    
    Izlemiet par piezīmes pamatteksta organizāciju. Pēc ievada profesionālā piezīme satur divus līdz četrus papildu punktus pirms noslēguma. Saturs un organizācija ir atkarīga no jūsu priekšmeta.
    • Piemēram, jūs varat izvēlēties darranger informāciju organismā pēc to svarīguma. Pretējā gadījumā, izskaidrojot procesu, jūs sadalīsit piezīmes ķermeņa daļas, lai tās atbilstu dažādajām šī procesa darbībām.

11. 
    

    
    Izlemiet, vai vēlaties iekļaut subtitrus un nosaukumus. Jūsu profesionālajā piezīmē jābūt skaidrām detaļām. Tā ir kopēja sadalīt labi tā, ka saņēmēji var viegli lasīt un sagremot informāciju. Jūs varat viņiem palīdzēt atrast svarīgākos punktus, piešķirot virsrakstu apakšdaļām.

12. 
    

    
    Rakstiet precīzus subtitrus. Pārliecinieties, vai katras apakšsadaļas mērķis ir skaidrs auditorijai.
    • Piemēram, rakstot par pakalpojuma turpmāko pārvietošanu, jūs varat iekļaut visas apakšsadaļas: “Jauna adrese mūsu virzienam”, “Svarīgi norādījumi pakalpojuma pārvietošanai” un “Kalendārs pakalpojuma pārvietošanai”.

13. 
    

    
    Katrā rindkopā pievienojiet motīvu teikumus. Katras apakšdaļas vai rindkopas pirmajā teikumā jānorāda šīs daļas galvenā ideja.
    • Atsevišķos piezīmju punktos vai daļās vajadzētu koncentrēties uz vienu ideju.

14. 
    

    
    Atcerieties izmantot domuzīmes. Domuzīme vai sarakstu veidošana var šķist noderīga, ja vēlaties uzsvērt svarīgus punktus. Tas var palīdzēt jūsu lasītājiem ātrāk un efektīvāk pārlūkot jūsu piezīmi.

15. 
    

    
    Palieciet kodolīgi. Parasti profesionāla piezīme nedrīkst pārsniegt divas lappuses.
    • Šis standarta ierobežojums attiecas uz dokumentu, kurā ir atsevišķas atstarpes ar atstarpēm starp katru daļu.

16. 
    

    
    Izlemiet, vai jums ir nepieciešama kopsavilkuma rindkopa. Parasti jums nevajadzēs apkopot to, ko uzrakstījāt piezīmē, it īpaši, ja mēģinājāt to samazināt līdz vienai lapai.
    • Tomēr, ja jūsu izceltā informācija ir sarežģīta vai esat nosūtījis atgādni, kas garāka nekā parasti, var būt noderīgi īsumā apkopot galvenos punktus.

17. 
    

    
    Iekļaujiet secinājumu. Pat ja jums liekas, ka nav nepieciešams apkopot savu piezīmi, tas jums tomēr būs jāpabeidz. Padomājiet par sekojošo:
    • kas man būtu jāatceras no piezīmes? Vai saņēmējiem vajadzētu kaut ko darīt? Vai viņiem vajadzētu atbildēt pirms noteikta datuma? Ja jā, sakiet tik skaidri.
    • ja viņiem nav ko darīt, iekļaujiet nelielu noslēguma teikumu, piemēram, “Es palieku jūsu rīcībā, lai iegūtu sīkāku informāciju” vai “Paziņojiet man, ja jums ir jautājumi vai neskaidrības”.

18. 
    

    
    Parakstiet, ja vēlaties. Parasti piezīmes beigās nav jāpievieno pilns vārds vai paraksts. Paturiet prātā, ka drošāk ir sekot kolēģu piemēram.
    • Ja viņi oficiāli paraksta (piemēram, "Ar cieņu, Smita kundze"), rīkojieties tāpat.
    • Pat ja jūs izlaižat parakstu, varat pievienot savus iniciāļus dokumenta beigās.

19. 
    

    
    Izveidojiet piezīmi par iespējamiem pielikumiem. Ja piezīmēm pievienojat pielikumus, piemēram, tabulas, diagrammas vai pārskatus, noteikti iekļaujiet tos piezīmes beigās. Piemēram, “Pievienots: 1. tabula”.
    • Jums vajadzētu atsaukties arī uz pielikumiem memoranda pamattekstā.
    • Piemēram, ja jūs rakstāt, lai informētu savus darbiniekus par turpmāko biroja pārcelšanos, jums vajadzētu uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Mēs vēlamies, lai pārcelšana tiktu pabeigta līdz mēneša beigām. Sīkāku informāciju par grafiku skatīt pievienotajā 1. tabulā. "

20. 
    

    
    Rūpīgi pārskatiet savu piezīmi. Pirms nosūtīšanas noteikti izlasiet to vēlreiz. Pārbaudiet, vai teikumi ir gramatiski pareizi, vai tajos nav pareizrakstības vai pieturzīmju un vai saturam ir jēga.
    • Apsveriet kravas aizkavēšanu, ja tā nav steidzama. Ja lasāt to stundu vēlāk, iespējams, atradīsit kļūdas, kuras neredzējāt pirmo reizi.
    • Ja jūsu piezīmē ir slepena informācija, iepazīstieties ar sava uzņēmuma politiku, lai uzzinātu, kas to var pārskatīt un tam piekrist.