Saturs

• Soļi
• Padomi
• Brīdinājumi

Jūs tikko esat ievēlēts vai iecelts par tās komitejas sekretāru, kurai piederat. Apsveicam! Vai jūs zināt, kā protokolēt, sagatavot un prezentēt protokolu? Nav svarīgi, vai jūs sekojat likumdošanas Bībelei Atjaunināti Roberta pasūtījuma noteikumi vai rakstot minūtes mazāk formālos apstākļos, šeit ir svarīgas metodes, kas jāievēro.

Soļi

1. daļa no 4: Iepriekšēja sagatavošana

1. 

   Pārziniet savas organizācijas sapulces noteikumus. Ja ir sagaidāms, ka sekretārs sastādīs oficiālus protokolus, jautājiet, vai grupa ievēro Roberta Kārtības noteikumus vai kādu citu oficiālu ceļvedi. Neformālākos apstākļos vaicājiet, kas jāiekļauj protokolā vai kā tie tiks izmantoti.
   • Jums nav jāiepazīstas ar pilnīgiem atjauninātajiem kārtības noteikumiem, taču kopijas iegūšana vai aizņemšanās var būt noderīga, atbildot uz konkrētiem jautājumiem.
   • Zini arī savu lomu. Dažas minūtes sekretāri nepiedalās sanāksmē, bet citi protokolē un veicina diskusiju. Neatkarīgi no lietas, sekretāre nedrīkst būt persona, kurai ir cita svarīga loma, piemēram, koordinators vai prezidents.

2. 

   
   
   Vispirms sagatavojiet modeli. Katras sanāksmes protokolā ir atkārtota informācija, tāpēc veidne izveidos konsekventu formātu, lai to varētu viegli atrast. Vismaz iekļaujiet vietu šādai informācijai:
   • Organizācijas nosaukums.
   • Sanāksmes veids: vai tā ir regulāra, iknedēļas vai ikgadēja sanāksme, nelielas komitejas sanāksme vai īpaša nolūka sanāksme?
   • Datums, laiks un vieta. Atstājiet vietu sākuma un beigu laikam (plānots un atlikts).
   • Sanāksmes priekšsēdētāja vai vadītāja un sekretāra (vai aizstājēju) vārds.
   • "Dāvanu" un "prombūtnes" saraksts. Ņemiet vērā, vai ir kvorums (pietiekami daudz cilvēku, lai balsotu).
   • Vieta jūsu parakstam. Kā persona, kas atbild par protokoliem, jūs vienmēr parakstīsit savu darbu, un pēc protokola apstiprināšanas var būt nepieciešams papildu paraksts atkarībā no jūsu organizācijas politikas.
   • Darba kārtība, ja tāda ir paredzēta. Ja sanāksmes vadītājs vai koordinators nav lūdzis jūs sastādīt darba kārtību, viņam vajadzētu būt pieejamai, kas palīdzēs sakārtot jūsu piezīmes par sanāksmi.

3. 

   
   
   Paņemiet līdzi piezīmju grāmatiņu vai piezīmju grāmatiņu. Izvēlieties kaut ko tādu, kas jums patīk. Ja jūs bieži rakstīsit minūtes, šim nolūkam atlieciet piezīmju grāmatiņu vai izveidojiet mapi savā datorā.
   • Ja iepriekšējā protokolā esat sastādījis protokolu un tas vēl nav iesniegts apstiprināšanai, ņemiet tos līdzi arī.
   • Lai gan reģistrators var palīdzēt vēlāk pierakstīt minūtes, tas neaizstāj piezīmju pierakstīšanu. Ja jūs plānojat pierakstīt sapulci, pārbaudiet, vai visi klātesošie piekrīt un nepadodieties kārdinājumam to pārrakstīt vārdu pa vārdam.
   • Apgūstot stenogrammu, paātrinās piezīmju izdarīšanas process, taču, lai iegūtu minūtes, nav nepieciešams spēt pierakstīt katru vārdu. Patiesībā jums vajadzētu izvairīties no tā.
   • Ja sapulces laikā jums tiek lūgts publiski pierakstīt piezīmes, izmantojiet projektoru vai prezentācijas molbertu un pēc tam nesiet piezīmes mājās, tos neskaidru, lai jūs tos varētu izmantot protokola ievadīšanai.

2. daļa no 4: Piezīmju izdarīšana par sapulci

1. 

   
   
   Izdaliet apmeklējumu sarakstu. Kad visi ir klāt, izdaliet papīru (vai vairāk, lielākām sanāksmēm), atstājot vietu katrai personai, lai ierakstītu savu vārdu un kontaktinformāciju. Pēc sapulces varat izmantot šo sarakstu, lai aizpildītu sava modeļa dāvanu sadaļu vai pats pievienotu šo sarakstu visām protokoliem.
   • Ja jūs nezināt daudzus klātesošos, ieskicējiet vietu tabulu un aizpildiet to, vienlaikus lūdzot katram sevi iepazīstināt. Saglabājiet to ērti, veicot piezīmi, lai vajadzības gadījumā varētu piezvanīt cilvēkiem pēc nosaukuma, kā tas tiks apspriests tālāk.

2. 

   Aizpildiet pēc iespējas vairāk veidnes. Kamēr jūs gaida sapulces sākumu, pierakstiet organizācijas nosaukumu, sanāksmes datumu un vietu, veidu (piemēram, iknedēļas, īpašās komitejas sanāksme utt.). Kad tas sākas, ierakstiet sākuma laiku.
   • Ja jums nav veidnes, ierakstiet šo informāciju piezīmju augšdaļā.
   • Ja sapulce tika sasaukta īpašam nolūkam vai noteiktā laikā, saglabājiet piezīmi, kas tika nosūtīta, lai informētu locekļus, un pēc to pierakstīšanas pievienojiet to protokolam.

3. 

   Pierakstiet pirmās kustības rezultātu. Lielākā daļa oficiālo sanāksmju sāksies ar priekšlikumu pieņemt darba kārtību, tāpēc šajā posmā šī procedūra tiks izmantota kā piemērs. Ja sapulce sākas ar citu ierosinājumu, pierakstiet visu ar to saistīto informāciju:
   • Kustība parasti tiek izteikta, sākot ar “es ierosinu”. Parasti "es ierosinu pieņemt šo darba kārtību".
   • Priekšsēdētāja vārds (personas, kas ierosināja priekšlikumu).
   • Balsojuma rezultāts. Ja tas ir pozitīvs, uzrakstiet “kustība pieņemta”. Pretējā gadījumā rakstiet “kustība noraidīta”.
   • Jūs nevarat lūgt nosūtīt garākus priekšlikumus rakstiski, ja nevarat tos pareizi pierakstīt. Ja šī problēma ir bieža, starp sanāksmēm vaicājiet, vai šo politiku var padarīt oficiālu attiecībā uz priekšlikumiem, kuros ir vairāk par noteiktu vārdu skaitu.
   • Ja esat sastādījis darba kārtību, varat būt šī priekšlikuma ierosinātājs un protokola sekretārs. Reģistrējot savu rīcību, nav problēmu, ja vien jūs paliekat objektīvs.

4. 

   Pierakstiet citus sapulces laikā ierosinātos priekšlikumus. Uzmanīgi klausieties visas diskusijas, taču, ja nav norādīts citādi, nepierakstiet tās. Kad tiek izdarīta jauna kustība, pierakstiet attiecīgo informāciju.
   • Atcerieties, ka katrā priekšlikumā jāiekļauj precīzi vārdi, priekšlikuma iesniedzēja vārds un balsojuma rezultāts.
   • Daži balsošanas priekšlikumi ir jāatbalsta. Ja kāds saka "Es atbalstu ierosinājumu" vai kaut ko līdzīgu, pierakstiet šīs personas vārdu kā atbalstītāju.
   • Ja jūs nezināt ierosinātāja vārdu vai jums ir nepieciešams atkārtot ierosinājumu, pieklājīgi pārtrauciet sapulci, lai to lūgtu. Pareiza informācijas pierakstīšana ir pietiekami svarīga, lai attaisnotu nelielu pārtraukumu.
   • Ja ierosinājums saņem grozījumu, vienkārši mainiet priekšlikuma vārdus piezīmēs. Nav nepieciešams atzīmēt, ka ir izdarīti grozījumi, ja vien tie nav pretrunīgi un izraisa daudz diskusiju.

5. 

   Klausieties ziņojumus un iegūstiet to kopijas. Ikreiz, kad ziņojums, ziņa vai tamlīdzīgi tiek nolasīti skaļi, pierakstiet dokumenta nosaukumu un to, kas to lasa, vai apakškomiteju, kas to sagatavoja. Ja kustība seko lasījumam, ierakstiet to tāpat kā jebkuru citu.
   • Praktiskāk ir kopiju iegūt sapulces beigās. Veiciet piezīmi, lai vēlāk prasītu lasītājam vai sapulces vadītājam kopiju, un pievienojiet šo kopiju pārrakstītajam protokolam.
   • Ja kopijas nav pieejamas, ņemiet vērā, kur glabājas dokumenta oriģināls. Jums var būt nepieciešams lūgt šo informāciju pēc sapulces.
   • Ja loceklis sniedz mutisku ziņojumu, nevis dokumenta lasīšanu, uzrakstiet īsu un objektīvu ziņojuma kopsavilkumu, neiedziļinoties un citējot runātāju burtiski.

6. 

   Reģistrējiet veiktās vai atzīmētās darbības. Tas ietver pēdējā sanāksmē piešķirto uzdevumu pārbaudi un jaunas darbības. Vai kāds palika rakstīt vēstuli? Pierakstiet personas vārdu un norādījumus.
   • Atkarībā no sanāksmes formalitātes daudzas no šīm darbībām var ietvert "kustību" klasifikācijā. Mazāk oficiālās sanāksmēs var būt nepieciešams turēt ausis vaļā arī mazāk skaidri organizētiem lēmumiem.
   • Īsumā pieminējiet lēmuma pamatojumu, ja tāds ir dots.

7. 

   Pierakstiet visus kārtības punktus un lēmumus. Ikreiz, kad tiek izteikts iebildums pret procedūru, pierakstiet pilnu iebildumu un tā pamatojumu, kā arī visu prezidenta pieņemto lēmumu.
   • Iekļaujiet visas atsauces uz Roberta Kārtības rulli, organizācijas politiku vai uzņēmuma protokolu.

8. 

   Pierakstiet diskusiju kopsavilkumus tikai pēc pieprasījuma. Oficiāli protokolos tiek ierakstīts, kas bija izdarīts, nevis to, kas bija teicaTomēr izpildiet visus īpašos pieprasījumus, kurus organizācija jums iesniedz.
   • Ierakstot diskusijas, esiet pēc iespējas objektīvāks. Iekļaujiet konkrētus punktus, nevis viedokļus, un samaziniet īpašības vārdu un apstākļu vārdu izmantošanu. Jūsu mērķis ir rakstīt sausā, faktiskā un garlaicīgā veidā!
   • Nedodiet cilvēkiem vārdus diskusijas kopsavilkuma laikā. Īpaši svarīgi to nedarīt asās diskusijās, kas var jūs aizskart.

9. 

   Sapulces beigās sasien galus. Pierakstiet laiku, kas beidzās, un atcerieties saņemt ziņojumu kopijas vai atgādināt kādam tos nosūtīt jums.
   • Apskatiet savas piezīmes, lai redzētu, vai kaut kas trūkst vai ir nepieciešams skaidrojums. Ja jums ir nepieciešams kādam kaut ko pajautāt, izdariet to, pirms cilvēks aiziet.

3. daļa no 4: Protokolu pārrakstīšana

1. 

   Sāciet šo procesu, cik drīz vien iespējams. Vislabāk ir oficiāli pārrakstīt oficiālos protokolus tūlīt pēc sanāksmes, kad notikumi joprojām būs jūsu prātā.

2. 

   Izmantojiet datoru, lai ierakstītu sapulces piezīmes. Iespējams, ka tas jau ir izdarīts, ja izmantojāt piezīmju grāmatiņu. Saglabājiet piezīmes un sāciet jaunu protokola dokumentu, lai jūs varētu salīdzināt abas lietas blakus.

3. 

   Formatējiet piezīmes sakārtotās rindkopās. Katram jaunam ierosinājumam, lēmumam vai darba kārtības punktam jābūt atsevišķā rindkopā. Formatējot tos, pārliecinieties, ka:
   • Jūs izmantojāt pareizo pareizrakstību un gramatiku. Ja nepieciešams, izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju.
   • Viņš visā tekstā izmantoja to pašu saspringto laiku. Izmantojiet perfekto pagātnes laiku vai tagadni, taču nemainiet tos vienā un tajā pašā dokumentā.
   • Tas bija pēc iespējas objektīvāk. Jūsu viedoklim nevajadzētu parādīties protokolā, jo jūs vēlaties izveidot objektīvu ierakstu, kuru visi var izmantot.
   • Viņš izmantoja vienkāršu un precīzu valodu. Jebkura neskaidra valoda jāaizstāj ar precīziem vārdiem, un jānoņem izrotātie apraksti.
   • Tajā ietilpa tikai veiktās darbības, nevis diskusijas. Ja vien jums netiek lūgts pierakstīt diskusijas, koncentrējieties uz to, kas bija izdarīts, nevis to, kas bija teica.
   • Vieglai uzziņai viņš numurēja lapas.

4. 

   Izplatiet locekļiem protokola projektu. Nosūtiet kopiju katram, izmantojot kontaktinformāciju apmeklējuma lapā. Ja jums nav šīs informācijas, sapulces vadītājam vajadzētu būt iespējai ar jums sazināties.

5. 

   Saņemt protokola apstiprinājumu. Jums var tikt lūgts nākamajā sanāksmē to skaļi nolasīt un nosūtīt apstiprināšanai. Ja kustība ir nodota, pierakstiet to.
   • Ja pirms pieņemšanas protokols ir labots, veiciet izmaiņas dokumentā un beigās norādiet, ka protokols tika labots, neaprakstot konkrētos labojumus.
   • Ja tiek ierosināts labot protokolus pēc to apstiprināšanas, attiecīgajā protokolā iekļaujiet precīzus minētā kustības vārdus un to, vai tas ir apstiprināts.

4. daļa no 4: sapulces protokola veidnes izmantošana

1. 

   Dodieties uz sapulces veidnes vietni. Šīs iepriekš sagatavotās veidnes ietaupīs laiku protokolu sakārtošanai un palīdzēs novērst kļūdas.

2. 

   Pavadiet laiku, apskatot katru vietni. Izmantojiet viņu meklēšanas funkcijas un izmantojiet iespējas, lai atrastu sev piemērotāko.
   • Ja jums nepieciešams īpašs modelis, piemēram, vispārējs vai standarta, meklējiet vietnēs savas specifiskās vajadzības un lejupielādējiet modeļus, noklikšķinot uz atbilstošajām pogām. Saglabājiet tos viegli atrodamā vietā, lai jūs tos nezaudētu.

3. 

   Atveriet failu. Pēc lejupielādes noņemiet to no rāvējslēdzēja un atveriet programmā Microsoft Word vai Excel. Lai uzlabotu kvalitāti un ērtāku lietošanu, izmantojiet jaunāko Microsoft Word versiju, jo tās atjaunināšana padarīs lietas vienkāršākas un ļaus jums izmantot jauno funkciju priekšrocības.

4. 

   Pievienojiet sava uzņēmuma logotipu un autortiesības galvenē. Izdzēsiet logotipa paraugu, bet ne vispirms izlasot lietošanas noteikumus, no kuriem esat ieguvis modeli. Galu galā nav vajadzīgas juridiskas problēmas, vai ne?

5. 

   Mainiet nosaukumu. Nosaukuma apgabalā iezīmējiet vārdus "Sapulce / grupa" un uzrakstiet savu protokola nosaukumu.

6. 

   Mainiet motīvu (pēc izvēles). Lai padarītu savu minūšu modeli skaistāku un profesionālāku, apsveriet iespēju mainīt krāsas vai izvēlēties gatavu motīvu. Tas ir viegli: atrodiet cilni "Lapas izkārtojums" un sekojiet tai līdz sadaļai "Krāsas un motīvi". Tur jūs varat pielāgot sava modeļa izskatu un pat padarīt to atbilstošu jūsu uzņēmuma logotipa krāsām.

7. 

   Nosauciet veidnes sadaļas. Visā modelī jābūt vairākiem lauku nosaukumiem. Jums var būt nepieciešams vairāk vai mazāk, vai arī jums joprojām nepatīk, kā sadaļas tiek nosauktas. Pielāgojiet tos, lai tie atbilstu jūsu sapulces vajadzībām.

8. 

   Saglabājiet veidni piezīmju grāmatiņā, lai jūs to varētu paņemt uz sapulcēm un sākt protokolēt. Ja turpināsiet lietot Microsoft Office, viss notiks ātri un vienkārši, un sanāksmei varēsit sekot vēl organizētāk un precīzāk nekā iepriekš. Varat arī izdrukāt veidni, lai to pierakstītu ar roku, taču saglabājiet lauku augstumu, lai varētu ievietot tik daudz informācijas, cik nepieciešams.

9. 

   Pārskatiet savu modeli. Apsveicam! Jūsu sapulces protokola veidne ir pabeigta. Paredzams, ka jūsu produktivitāte un precizitāte sanāksmju laikā pieaugs eksponenciāli, tagad, kad jums ir modelis, kas jūs vadīs un sakārtos domas. Tāpat kā jebkuram projektam, pārskatiet informāciju, lai redzētu, vai kaut kas trūkst vai mulsina. Kad būsiet pārliecināts, ka viss ir kārtībā, būsiet pabeidzis savu modeli un būsiet gatavs nākamajām sanāksmēm.

Padomi

• Ievadiet protokolu tūlīt pēc sapulču beigām, jo ​​vislabāk ir tos saglabāt, kamēr notikumi vēl ir prātā. Dalībniekiem ir svarīgi pēc iespējas ātrāk pēc sapulces beigām iegūt to darbību kopijas, kas tām jāveic.
• Sēdiet pēc iespējas tuvāk sapulces vadītājam, lai jūs visu varētu dzirdēt un lūgt paskaidrojumus, nepaceļot balsi.
• Uzglabājiet protokolus drošā vietā.
• Palūdziet cilvēkiem pierakstīt savus priekšlikumus, lai viņiem nebūtu jāreģistrē uz vietas.
• Nebaidieties pārtraukt un jebkurā laikā lūgt paskaidrojumus.
• Protokoli ir ļoti svarīgi: tie tiek glabāti un tos var izmantot gadus vēlāk. Piemēram, ja jautājums ir likumīgs, kāda reputācija var būt atkarīga no protokoliem.
• Izlasiet dažas vietnes Atjaunināti Roberta pasūtījuma noteikumi, it īpaši sadaļa, kurā runāts par sekretāra amatu.
• Pierakstiet lietas, kad tās notiek. Ja viena un tā pati tēma parādās divas reizes, nesagrupējiet to kopā.

Brīdinājumi

• Nelieciet protokolos pārāk daudz detaļu. Pat ja jums tiek lūgts ierakstīt diskusijas, saglabājiet tās pēc iespējas īsākas un objektīvākas. Ierobežojiet sevi, lai ziņotu tikai par galvenajiem jautājumiem, kas rodas, pretējā gadījumā jūs būsiet satriekts un aizpildiet dokumentus ar nevajadzīgu informāciju.
• Par protokolu atbildīgās personas personiskajām interpretācijām un izjūtām nevajadzētu iekļūt ierakstos.
• Ja daļa sanāksmes ir konfidenciāla, Nē Ziņot. Tā vietā rakstiet, ka "padome ziņoja, ka diskusija bija konfidenciāla. Tāpēc tā netika ierakstīta".
• Ja jums tiek lūgts ierakstīt konfidenciālu diskusiju, piemēram, advokāta un klienta tikšanos, izdariet to minūtes laikā atdalīti un turiet to prom no pilnsapulces protokola. Atzīmējiet to kā konfidenciālu un skaidri norādiet, kam tas būs pieejams.