Saturs

• Soļi
• Kopienas jautājumi un atbildes

Citas sadaļas

Korporatīvie protokoli bieži vien ir noteikti likumā. Daudzas valstis pieprasa, lai korporācijas un citas uzņēmējdarbības vienības protokolētu akcionāru vai direktoru sapulces. Korporatīvajiem protokoliem var būt arī nozīme dažās tiesas prāvās, it īpaši gadījumos, kad direktorus iesūdz par viņu biznesa lēmumiem. Lai pareizi rakstītu protokolu, sapulces laikā jums ir jāpieņem detalizētas piezīmes. Pēc tam jums vajadzētu pēc iespējas ātrāk apsēsties, lai sastādītu protokolu. Pirms protokols kļūst galīgs, Direktoru padomei tos, iespējams, vajadzēs apstiprināt.

Soļi

1. daļa no 3: Piezīmju izdarīšana sanāksmes laikā

1. 

   Piezīme par sapulces informāciju. Pirms doties uz sapulci, varat pierakstīt nepieciešamo informāciju par sapulci, kas jāiekļauj drukātajā protokolā. Ievērojiet sekojošo:
   • sava uzņēmuma pilns nosaukums
   • sanāksmes datums un laiks
   • sapulces norises vieta

2. 

   
   
   Pierakstiet, kurš apmeklē. Jums būs nepieciešams pilns to cilvēku saraksts, kuri apmeklē sanāksmi. Pierakstiet arī tos dalībniekus, kuru nav. Iekļaujiet visus uzaicinātos viesus vai konsultantus.
   • Ievērojiet visus vēlos ierašanās gadījumus vai laiku, kad kāds agri pamet sapulci.
   • Uzrakstiet arī to, kurš vada sapulci un vai tajā bija kvorums.

3. 

   
   
   Pierakstiet sapulces mērķi. Ir daudz iemeslu, kāpēc jums būs sapulce. Daži no biežākajiem iemesliem ir šādi:
   • ikgadējā direktoru un akcionāru sapulce
   • sanāksme, lai noteiktu darbinieku pieņemšanu darbā
   • sanāksme, lai apspriestu kompensāciju
   • jaunu virsnieku paziņošana
   • emisijas krājums
   • finanšu darbības apspriešana, piemēram, jauna banka vai kredītlīnija

4. 

   
   
   Ievērojiet, vai tika pieņemtas iepriekšējās minūtes. Parasti pirmais darba kārtības jautājums būs pieņemt iepriekšējās sanāksmes protokolu. Jums tos vajadzēja iepriekš izplatīt visiem. Pierakstiet balsojumu.
   • Ja kāds iebilst pret protokolu, var sākties diskusija. Ja jums ir jāveic labojumi, ņemiet vērā, kas jums jāmaina.

5. 

   Pierakstiet diskusijas par darba kārtības jautājumiem. Korporatīvajā protokolā jāiekļauj arī diskusiju kopsavilkums par katru darba kārtības jautājumu. Rakstot, ko cilvēki saka, jums rūpīgi jāizvēlas vārdi. Jūs vēlaties būt precīzs, tāpēc uzmanīgi klausieties.
   • Izvairieties mēģināt norakstīt vārdu pret vārdu transkripciju. Piemēram, kāds piecas minūtes var apgalvot, ka piedāvātā politika ir nepareiza uzņēmējdarbībai. Pietiek atzīmēt, ka viņi nepiekrita politikai, un īsi norādīt iemeslu.
   • Ievērojiet, kādus dokumentus klātesošie skata. Pierakstiet dokumenta nosaukumu un tā datumu. Jums vajadzētu būt arī dokumenta kopijai, ko pievienot protokolam.

6. 

   Reģistrē balsošanu par jautājumiem. Ja sanāksmē notiek balsošana par darba kārtības jautājumiem, tad protokolā jāatspoguļo balsojums. Jāņem vērā arī atturēšanās (cilvēki, kuri atsakās balsot).
   • Parasti lielākā daļa rezolūciju tiks pieņemta vienbalsīgi. Tomēr jums vajadzētu atzīmēt visu domstarpību dalībnieku vārdus.
   • Piemēram, jūs varat rakstīt: “Rezolūcija pieņemta. Nepiekrītu: Džonss. Atturēšanās: Mathers, Džonsons. ”

7. 

   Pierakstiet pārtraukumu. Pierakstiet laiku, kad sapulces vadītājs to pārtrauca. Ja locekļi apsprieda, kad notiks nākamā sanāksme, ņemiet vērā arī šo informāciju.
   • Piemēram, jūs varat rakstīt: “Nākamā tikšanās bija paredzēta 2016. gada 1. jūlijā, laiks un vieta, kas jānosaka. Sanāksme tika pārtraukta plkst. 18.16. ”

2. daļa no 3: Protokola sastādīšana

1. 

   Ierakstiet minūtes pēc iespējas ātrāk. Iespējams, sēžot sapulcē esat uzņēmis ar roku rakstītas piezīmes. Pat ja jūs rakstījāt piezīmes, iespējams, esat noķēris tikai fragmentus. Cik ātri vien iespējams, apsēdieties un ierakstiet pilnīgākas minūtes.
   • Atcerieties izmantot standarta gramatiku un pilnīgus teikumus. Piemēram, “Mr. Smits iebilda pret jauno kredītlīniju ”ir pieņemams. “Smits nē uz kredīta” nav.
   • Tiešsaistē ir pieejamas korporatīvo sanāksmju veidnes. Jūs varētu vēlēties tos apskatīt, ja jums nepieciešama palīdzība, lai saprastu, kā organizēt minūtes.

2. 

   Nosakiet, kad sanāksme notika. Lapas augšdaļā norādiet vietu, kad un kurš apmeklēja vai nebija. Ievērojiet arī visus viesus un tos, kuri pierakstīja sapulces protokolu.
   • Piemēram, jūs varat rakstīt: “ABC Company direktoru padomes kārtējās sanāksmes, kas notika 2017. gada 22. janvārī 1245 Corporate Avenue, protokols. Piedalījās šādi režisori: Ābrams, Džonss, Smits, Kalverts, Bono. Nebija šādu direktoru: Klintone. Piedalījās šādi viesi: Maikls Metjūss, CPA. J. Alena protokola protokols. ”

3. 

   Ņemiet vērā, kad sapulce tika sasaukta pēc pasūtījuma. Valsts, kas aicināja sanāksmi uz kārtību un atzina kvoruma esamību. Norādiet arī laiku.
   • Piemēram, “Priekšsēdētājs Ābrams sasauca sanāksmi pulksten 18:15 un atzīmēja kvoruma klātbūtni. Viņš iepazīstināja viesus ar klātesošajiem. ”

4. 

   Norādiet, vai ir pieņemti iepriekšējie protokoli. Piemēram, jūs varat rakstīt: “Pēc kustības, kas norīkota un norīkota, padome apstiprināja iepriekš izdalītās minūtes, kas datētas.”

5. 

   Ievērojiet visus sniegtos ziņojumus vai prezentācijas. Daži ziņojumi tiek sniegti katrā sanāksmē. Tomēr jums var būt bijusi arī īpaša prezentācija saistībā ar darba kārtības punktu. Identificējiet sekojošo:
   • Kas sniedza prezentāciju vai ziņojumu. Norādiet arī viņu nosaukumu. Dažas prezentācijas vada viesi, un protokoliem pilnībā jāatspoguļo viņu identitāte.
   • Par ko bija prezentācija vai ziņojums.
   • Vai vadītājs atbildēja uz uzdotajiem jautājumiem.
   • Ja valde piedāvāja pieņemt ziņojumu, ņemiet vērā, vai notika diskusija un vai tas tika pieņemts. Piemēram, "Pēc īsas jautājumu apspriešanas tika izteikts priekšlikums pieņemt finanšu pārskatu, kas tika norīkots un pieņemts."

6. 

   Apkopojiet darba kārtības jautājumu apspriešanu. Valde varētu būt nolēmusi pieņemt rezolūciju vai rīkoties kādā citā darba kārtības jautājumā. Jums vajadzētu apkopot dalībnieku diskusiju. Jāņem vērā arī balsojums par katru punktu.
   • Izmantojiet vienkāršu valodu. Izvairieties no nevajadzīgiem vārdiem un īpašības vārdiem, kas pārblīvē minūtes. Piemēram, “Mr. Smits nepiekrita Džonsas kundzei ”ir vēlams nevis„ Mr. Smits strikti nepiekrita Džonsas kundzei. ”
   • Pareizi identificējiet dokumentus, kurus dalībnieki pārskata. Piemēram, “valde apstiprināja ierosinātos interešu konflikta politikas papildinājumus” nav skaidrs. Tā vietā identificējiet dokumentu: “Valde vienbalsīgi apstiprināja 2016. gada 1. jūnija priekšlikumu“ Konfliktu ziņošanas papildināšana ”, kura kopija tika izplatīta pirms sanāksmes.”

7. 

   Sniedziet pilnīgākas piezīmes par svarīgiem darba kārtības jautājumiem. Daži korporatīvās darba kārtības jautājumi ir svarīgāki par citiem. Tās ir svarīgas, jo turpmākas tiesas prāvas varētu rasties no padomes lēmuma. Advokāti un tiesneši uztvers jūsu protokolu kā precīzu valdes darbības atspoguļojumu. Lai aizsargātu dēli, jums vajadzētu sniegt sīkāku informāciju.
   • Apvienošanās un iegādes, akciju atpirkšana un citi nozīmīgi lēmumi prasīs sīkāku informāciju. Direktorus var iesūdzēt tiesā par nepareizu uzņēmējdarbības vērtējumu.
   • Valdes locekļiem pirms lēmuma pieņemšanas šajās jomās bieži jākonsultējas ar ekspertiem vai jāpārskata ziņojumi / pētījumi. Jūsu protokolā jāatspoguļo ekspertu prezentācija vai tas, ka pirms sapulces jūs izplatījāt pētījumus vai ziņojumus valdes locekļiem.
   • Jums arī jāņem vērā, ka diskusijām tika atvēlēts pietiekami daudz laika un ka valde rīkojās lietišķi.
   • Ievērojiet, vai padome apsprieda ierosinātās darbības alternatīvas. Apkopojiet, kāpēc valde noraidīja vai pieņēma alternatīvo rīcību.

8. 

   Pievienojiet atlikušo informāciju. Vajadzības gadījumā ievērojiet sekojošo hronoloģiskā secībā, kādā tie notika sanāksmē:
   • Paziņojumi. Priekšsēdētājs vai citi locekļi, iespējams, ir paziņojuši par gaidāmajām sanāksmēm vai citiem jautājumiem.
   • Izpildu sesija. Norādiet, vai valde piedalījās izpildsesijā pēc personāla un viesu aiziešanas.
   • Atlikšana. Piemēram, jūs varat rakstīt: “Tā kā nav papildu darījumu, sapulce tika pārtraukta plkst. 19.55.”

9. 

   Izplatiet savu protokola melnrakstu. Jūsu melnraksts ir jāpārskata.Ievērojiet savas korporācijas politiku. Piemēram, jums, iespējams, vajadzēs parādīt savu projektu ģenerāladvokātam vai finanšu direktoram. Viņi var izteikt komentārus, kas jums jāiekļauj.
   • Pēc tam jums var būt nepieciešams izplatīt melnrakstu plašākai vadības grupai, kurai var būt arī komentāri.
   • Visbeidzot, jūs izplatīsit protokolu pilnā padomē, jo viņi balsos par nākamās sanāksmes protokolu.

10. 

    Izvairieties no izmaiņām pēdējās minūtēs. Kad valde to ir apstiprinājusi, protokols ir galīgs. Jums vajadzētu izvairīties no izmaiņām tajos. Daži eksperti iesaka veikt nelielus labojumus, piemēram, labot pareizrakstības kļūdas. Tomēr tiešām nav nepieciešams labot drukas kļūdas un citas sīkas kļūdas, ja vien tās netraucē kādam saprast rakstīto.
    • Jums nekad nevajadzētu mainīt neko būtisku. Ja valdes loceklis vēlas mainīt apstiprināto protokolu, pastāstiet to valdes priekšsēdētājam.

11. 

    Saglabājiet apstiprinātās minūtes. Jums nav jāiesniedz korporatīvās protokols ar savu valsti. Tomēr, iespējams, tie jums jāglabā kopā ar citiem korporatīvajiem dokumentiem, piemēram, statūtiem un statūtiem. Glabājiet protokolu vismaz septiņus gadus vai varbūt uz nenoteiktu laiku, atkarībā no jūsu iekšējās politikas.
    • Ja protokolā ir iekļauts dokuments ar atsauci, pievienojiet dokumentu.
    • Pēc galīgās versijas pieņemšanas jums jāizmet arī visi jūsu protokolu projekti. Iespējams, nāksies dzēst arī protokola rezerves elektroniskās versijas.

3. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei

1. 

   Paziņojiet pareizajiem sapulces cilvēkiem. Ja jums ir akcionāru sapulce, jums par to jāpaziņo visiem akcionāriem. Ja jūs rīkojat direktora sapulci, jums par to jāpaziņo visiem direktoriem.
   • Gan akcionāri, gan direktori var atteikties no paziņošanas prasības. Tomēr viņiem vajadzēja parakstīt atteikuma veidlapu. Pārbaudiet, vai tādi nav, un sniedziet pienācīgu paziņojumu tiem, kuriem nav.

2. 

   Izplatiet sapulces paketes. Katram dalībniekam būs vajadzīgs vienāds informācijas kopums, lai viņi sapulcē varētu veikt informētu balsošanu. Jums vajadzētu izveidot informācijas paketi un izplatīt. Iekļaujiet:
   • protokoli no iepriekšējās sanāksmes
   • ziņojumus vai dokumentus, kas jāpārskata pirms sanāksmes

3. 

   Atlasiet rakstīšanas rīku. Tā kā persona, kas veic piezīmes, jums jāizlemj, kā sapulcē vēlaties tos pierakstīt. Parasti cilvēki joprojām raksta piezīmes ar garām rokām, lai gan jūs varat izmantot klēpjdatoru.
   • Ja izmantojat klēpjdatoru, visi melnraksti tiks saglabāti elektroniski. Tas nozīmē, ka kāds var viņus atgūt tiesas procesā. Attiecīgi, pirms lietojat minūtes, izmantojot datoru, jums vajadzētu rūpīgi padomāt.
   • Arī datora taustiņu klikšķināšana novērš uzmanību, kas jums jāpatur prātā.
   • Pajautājiet savam priekšsēdētājam, vai viņi dod priekšroku tam, ka jūs izmantojat minūtes ilgi vai ar klēpjdatoru.

Kopienas jautājumi un atbildes

Kas man jāiekļauj protokolā, ja man vajadzētu iziet no istabas un nokavēt kādu sadaļu?

Varat vienkārši uzrakstīt, ka tikšanās laikā atstājāt istabu. Nākotnē, ja jums ir jāizstājas, lūdziet kādu citu reģistrēt to, kas jums teikts.

Kam jāparaksta protokols?

Direktora padomes sekretārs parasti paraksta valdes protokolu. Dažos gadījumos parakstīsies gan sekretārs, gan valdes priekšsēdētājs. Pārbaudiet statūtus un nolikumu.

Kā pareizi rekonstruēt protokolus, kas nav glabāti gadiem ilgi?

Es veicu grāmatvedības darbību, lai atgādinātu par pieņemtajiem lēmumiem un attiecīgajiem datumiem. Varat arī sarunāties ar dalībniekiem un redzēt, ko viņi atceras, iespējams, ka kāds pat pierakstīja.

• 
  
  Vai protokolu var rakstīt spāņu valodā, ja sanāksmes valoda ir spāņu valoda? Atbilde
• 
  
  Kādi vārdi jāizmanto, rakstot protokolu? Atbilde