Saturs

• posmi
• 1. daļa Sāciet burtu
• 2. daļa Uzrakstiet vēstules pamattekstu
• 3. daļa Pabeidziet vēstuli
• 4. daļa Vēstules aizpildīšana

Šajā rakstā: Sāciet burtuSamaziniet vēstules pamatdaļuAizpildiet burtuAtrodiet burtu14 Atsauces

Vai jums jāraksta komerciāla vēstule? Parasti šāda veida burtiem ir plaši pazīstama un viegli pielietojama struktūra, kas pielāgojas visdažādākajam saturam. Biznesa vēstulei vienmēr jābūt datētai. Turklāt tajā vajadzētu būt dažiem punktiem un informācijai par sūtītāju un saņēmēju. Uzrakstiet savu un, ja nepieciešams, veiciet nepieciešamās izmaiņas, lai ievērotu jūsu uzņēmuma noteiktos standartus.

posmi

1. daļa Sāciet burtu

1. 
   

   
   Iepazīstieties ar izkārtojumu. Neatkarīgi no jūsu vēstules satura, jums ir jāpiemēro daži noformējuma noteikumi. Komerciālajām vēstulēm jābūt drukātām. Izmantojiet parasto burtveidolu, piemēram, "Arial" vai "Times New Roman". Ja iespējams, izvēlieties polsterētas rindkopas, kas ir līdzvērtīgas katras jaunas rindkopas sākšanai, divreiz nospiežot taustiņu. ieraksts un nevajag ļauties.
   • No visām četrām pusēm atstājiet starpību 2,5 cm.
   • Uzņēmējdarbības digitālā vēstule jāsastāda, izmantojot kopēju fontu. Profesionālā e-pastā neizmantojiet kursīvu vai e krāsu, kas nav melnā un baltā krāsā.

2. 
   

   
   Izvēlieties piemērotu papīru. E jāizdrukā uz A4 formāta lapas. Ja dzīvojat Amerikas Savienotajās Valstīs, izmantojiet vēstules izmēra papīru, kura izmērs ir 216 mm × 279 mm vai 8,5 "× 11". Dažus lielus līgumus var izdrukāt uz likumīga izmēra loksnēm (216 mm × 356 mm).
   • Ja izdrukājat vēstuli, lai to nosūtītu, apsveriet iespēju izmantot papīru ar uzņēmuma galvu. Tas jūsu vēstulei piešķirs oficiālu pieskārienu, jo lasītājs redzēs jūsu uzņēmuma logotipu un kontaktinformāciju.

3. 
   

   
   
   
   Ievadiet informāciju par uzņēmumu. Ievadiet uzņēmuma nosaukumu un adresi, katru adreses elementu rakstot uz atsevišķas rindas. Ja jūs strādājat savā vārdā, pievienojiet savu vārdu uzņēmuma nosaukuma vietā vai augstāk.
   • Ja jūsu uzņēmumam ir gatava galvene, varat to izmantot, nevis pats rakstīt datus.
   • Ja pats ievadāt adresi, attaisnojiet to lapas augšpusē pa kreisi vai pa labi atkarībā no jūsu vēlmēm vai uzņēmuma norādījumiem.
   • Nosūtot vēstuli uz ārzemēm, uzrakstiet valsts nosaukumu ar lielajiem burtiem.

4. 
   

   
   Norādiet datumu. Lai iegūtu lielāku stingrību, ierakstiet pilnu datumu. Piemēram: "2012. gada 1. aprīlis". Franču valodā iesniegtā vēstulē vietai un datumam jābūt norādītam lapas augšējā labajā stūrī.
   • Ja vēstules rakstīšana ilga vairākas dienas, norādiet datumu, kurā esat pabeidzis vēstuli.

5. 
   

   
   
   
   Pievienojiet informāciju par saņēmēju. Ievadiet pilnu saņēmēja vārdu, nosaukumu, ja tāds ir, uzņēmuma nosaukumu un adresi. Šai informācijai jābūt norādītai šādā secībā, katru vienumu izvietojot atsevišķā rindā. Ja nepieciešams, iekļaujiet atsauces numuru. Franču valodā adresētā vēstulē labajā pusē, dažās rindās zem datuma, jābūt norādītai informācijai par saņēmēju.
   • Lai saņemtu atbildi tieši, vēlams vēstules adresēt konkrētai personai. Veiciet nelielu pētījumu, ja ignorējat saņēmēja vārdu. Sazinieties ar uzņēmumu, lai uzzinātu attiecīgās personas vārdu un amatu.

6. 
   

   
   Izvēlieties zvana formu. Šī formula kalpo, lai izteiktu jūsu cieņu saņēmējam. Jūs izvēlēsities formulu atkarībā no tā, vai jūs pazīstat savu kaimiņu vai nē. Jūs ņemsiet vērā arī jūsu attiecību pazīšanās pakāpi vai formālismu. Pārbaudiet šajā sarakstā norādītās iespējas.
   • Izmantojiet izteicienu "Kam no labās:" tikai ja precīzi nezināt, kam adresēt jūsu vēstuli.
   • Ja jūsu attiecības ar saņēmēju ir virspusējas, vislabāk ir izmantot “kungs” vai “kundze”, lai izvairītos no nepāra.
   • Varat arī norādīt saņēmēja vārdu, piemēram, "Direktora kungs".
   • Ja jūs ļoti labi pazīstat saņēmēju un ja jūsu pārskati ir pazīstami, varat izmantot personīgāku formulu, piemēram, "Mana dārgā Suzanne".
   • Ja jums ir šaubas par saņēmēja dzimumu, izmantojiet formulu: "Dāmas, kungi".
   • Neaizmirstiet ievietot komatu aiz zvana vai resnās zarnas formulas (:) aiz izteiciena “Kam tas ir pareizi”.

2. daļa Uzrakstiet vēstules pamattekstu

1. 
   

   
   Pielāgojiet atbilstošu signālu. Saskaņā ar plaši pazīstamu teicienu laiks ir nauda, ​​un vairums uzņēmēju ienīst savu laika tērēšanu. Tāpēc jūsu vēstule jāraksta īsā un precīzā tonī. Atvieglojiet lasīšanu, dodoties tieši uz punktu un sākot ar kodolīgu rindkopu.Piemēram, jūs vienmēr varat sākt ar šādu teikumu: "Es rakstu par ...".
   • Izvairieties no ziedu pārejām, pompoziem vārdiem vai gariem, līkumotiem teikumiem. Tā vietā pēc iespējas ātrāk un skaidrāk meklējiet visvienkāršāko.
   • Pieņem pārliecinošu stilu. Visticamāk, jūsu mērķis ir pārliecināt lasītāju kaut ko darīt, mainīt savu viedokli, labot problēmu, samaksāt rēķinu vai rīkoties. Tātad, atklāj savu viedokli ar pārliecību.

2. 
   

   
   Izmantojiet personiskos vietniekvārdus Komerciālā vēstulē ir pilnīgi pareizi lietot vietniekvārdus es, mums un tu. Runājot par sevi, lietojiet personisko vietniekvārdu es. Jūs lietosit personisko vietniekvārdu, tu runāt par saņēmēju.
   • Esiet piesardzīgs, rakstot vēstuli organizācijas vārdā. Ja jūs iepazīstināt ar uzņēmuma viedokli, jums ir jāizmanto personiskais vietniekvārds mums. Tādējādi lasītājs uzzinās, ka runa ir par uzņēmuma viedokli. Ja jūs paužat savu viedokli, izmantojiet es .

3. 
   

   
   Esiet skaidri un kodolīgi. Precīzi informējiet lasītāju par jūsu runas tēmu, jo viņš jums ātri atbildēs tikai tad, ja jūsu vēstule būs skaidra kā klinšu ūdens. Jo īpaši jums viennozīmīgi jānorāda, vai vēlaties, lai saņēmējs jums kaut ko iedotu vai rīkotos noteiktā virzienā. Pēc iespējas īsāk izskaidrojiet savu nostāju.

4. 
   

   
   Izmantojiet aktīvo balsi. Aprakstot situāciju vai iesniedzot pieprasījumu, noteikti izmantojiet aktīvo balsi, nevis pasīvo balsi. Jūsu risks būt neviennozīmīgam vai bezpersoniskam, ja izteikts pasīvā balsī. Turklāt aktīvā balss ir vienkāršāka un iet tieši uz punktu. Šeit ir divi piemēri.
   • Pasīvs veids: "Jūsu saulesbrilles nav izstrādātas vai ražotas, ņemot vērā izturību. "
   • Aktīvais ceļš: "Jūsu uzņēmums izstrādā un ražo saulesbrilles, nepievēršot uzmanību to stiprumam. "

5. 
   

   
   Esiet atvieglots, ja nepieciešams. Vēstules cilvēki raksta citiem cilvēkiem. Cik vien iespējams izvairieties no standarta burtiem, jo ​​jūs nevarēsit nodibināt attiecības ar kādu personu, nosūtot viņiem stereotipisku vēstuli. Tomēr izvairieties no sarunvalodas vai slenga izteicieniem, piemēram, "jāsaka" par "ir jāatzīst" vai "nauda" par "naudu". Saglabājiet profesionālo stilu, bet draudzīgu un draudzīgu.
   • Ja ļoti labi pazīstat saņēmēju, ir iespējams iekļaut laipnu sveiciena izteikšanas formulu.
   • Izmantojiet veselo saprātu, lai noteiktu savus personības aspektus, kurus jūs atklāsit. Dažreiz neliels humors patiešām atvieglo biznesa attiecības, taču esiet uzmanīgs, pirms pasakāt anekdoti.

6. 
   

   
   Esiet pieklājīgs. Jums jābūt, pat ja rakstāt sūdzību vai sūdzības vēstuli. Pārbaudiet adresāta stāvokli un piedāvājiet viņam labvēlīgā un laipnā tonī darīt saprātīgās robežās visu, ko varat.
   • Piemēram, nepieklājīgu sūdzību varētu uzrakstīt šādi: “Es domāju, ka jūsu saulesbrilles ir tik sliktas, ka es nolēmu vairs nepirkt. No otras puses, pieklājīga prasība izskatās šādi: "Esmu sarūgtināts par jūsu saulesbrillēm un es nolēmu nākotnē krājumus pie citiem piegādātājiem. "

7. 
   

   
   Izmantojiet a otrā lapa papildu lapu galvenē. Lielai daļai lietišķo vēstuļu jābūt pietiekami kodolīgām, lai tās ietilptu vienā lappusē. Bet, ja jūsu vēstule ir garāka, piemēram, līgums vai juridiski secinājumi, jums, iespējams, būs vajadzīgas papildu lapas. Izmantojiet a otrā lapa galvene, kas izgatavota no tāda paša papīra kā pirmā lapa, bet parasti ar saīsinātu adresi.
   • Lapas augšpusē otrajā un nākamajās lapās uzrakstiet lapas numuru. Varat arī norādīt saņēmēja vārdu un datumu.

8. 
   

   
   Piesiet visu. Pēdējā rindkopā apkopojiet jautājumus, uz kuriem esat runājis vēstules pamattekstā, un skaidri norādiet savu rīcības plānu vai to, ko jūs sagaidāt no adresāta. Ieteiktu viņam sazināties ar jums, ja viņam ir kādi jautājumi vai bažas. Paldies adresātam par uzmanību, kuru viņš vai viņa ir veltījusi apskatītajai vēstulei vai jautājumam.

3. daļa Pabeidziet vēstuli

1. 
   

   
   Izvēlieties pieklājības formu. Noslēgumā, tāpat kā apelācijas veidlapās, ir jāizrāda cieņa un formālisms. Neuzņemoties iespēju maldināt sevi, jūs varat izvēlēties šādu formulu: “Lūdzu, ticiet (kungs) manai izteiktajai cieņai” vai “Es lūdzu jūs (kungs) izteikt manas veltītās izjūtas. Tāpat, ja tas ir e-pasts, apsveriet tādu frāžu izmantošanu kā “sirsnīgi”, “ar cieņu” vai “sirsnīgi”, kas ir mazāk formāli, bet pieņemami.

2. 
   

   
   Parakstiet vēstuli. Pirms paraksta savu parakstu, pāriet apmēram četrās rindās. Pirms parakstīšanas izdrukājiet savu vēstuli. Labāk ir izmantot zilu vai melnu tinti. Ja nosūtāt vēstuli pa e-pastu, skenējiet savu parakstu un ielieciet attēlu attiecīgajā vēstules daļā.
   • Ja jūs parakstāt vēstuli citas personas vārdā, rakstiet “p. p. : »Pirms jūsu paraksta. Tas ir izteiciena "ar starpniekservera" saīsinājums, kas nozīmē "nevis" vai "nosaukumā".

3. 
   

   
   Ievadiet savu vārdu un kontaktinformāciju Zem paraksta ievadiet vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru, e-pasta adresi vai citu piemērojamu kontaktinformāciju. Katru vienumu rakstiet uz neatkarīgas līnijas.

4. 
   

   
   Pievienojiet mašīnrakstītāja iniciāļus. Ja vēstuli drukāja kāds cits, nevis autors, zem paraksta spilventiņa varat pievienot šīs personas iniciāļus. Dažreiz daži uzņēmumi lūdz iekļaut vēstules autora iniciāļus, lai vieglāk atrastu cilvēkus, kuri piedalījās vēstules izstrādē.
   • Ja atrodat tikai mašīnrakstītāja iniciāļus, rakstiet tos ar mazajiem burtiem, piemēram: mj.
   • Ja iekļaujat autora vārdu, lietojiet lielos burtus, turot mašīnrakstītāja iniciāļus mazajiem burtiem, piemēram: RW: mj. Divus iniciāļus ir iespējams atdalīt ar slīpsvītru, piemēram: MW / mj.

5. 
   

   
   Norādiet pielikumus. Ja savai vēstulei esat pievienojis daļas, uzrakstiet šo daļu raksturu, dažas rindiņas zem koordinātām norādiet detaļu skaitu un veidu. Piemēram, rakstiet: "Pielikumi (2): veidlapa, brošūra".
   • Jūs varat arī saīsināt izteicienu "Pielikumi", rakstot "P. j".

6. 
   

   
   Ievadiet adresātu vārdus. Ja nosūtāt vēstules kopiju citai personai, tā ir jāmin vēstulē, rindā “Pielikumi” rakstot saīsinājumu “cc”, kam seko personas vārds un uzvārds. Šis saīsinājums nozīmē "laipna kopija". Tas ir arī izteiciena "īsta kopija" saīsinājums, kad burti tika drukāti ar kopējamo papīru.
   • Piemēram, rakstiet: "Kopija: Mārīte Martina, mārketinga direktore".
   • Ja pievienojat vairāk nekā vienu vārdu, rindojiet otro vārdu zem pirmā, bet bez kopijas:

4. daļa Vēstules aizpildīšana

1. 
   

   
   Izlabojiet burtu. Izkārtojums ir galvenais elements, kas atspoguļo jūsu profesionalitāti. Bet jums ir jālabo savas kļūdas, lai saņēmējam pierādītu, ka esat spējīgs un atbildīgs. Pārbaudiet savas e-apstrādes programmatūras pareizrakstības pārbaudi, bet pirms nosūtīšanas arī uzmanīgi izlasiet vēstuli.
   • Pārbaudiet, vai vēstule ir skaidra un kodolīga. Vai ir rindkopas, kurās ir vairāk nekā trīs vai četri teikumi? Ja tas tā ir, mēģiniet noņemt nevajadzīgus teikumus.
   • Ja vēstule ir ārkārtīgi svarīga, apsveriet iespēju lūgt kādam no draugiem vai kolēģim to jums izlasīt. Dažreiz svaigs izskats var pamanīt kļūdas vai mulsumus, kurus jūs, iespējams, nepamanīsit.

2. 
   

   
   Nesaskrāpē savu vēstuli. Ja jums ir vairākas lapas, neveiciet to skavu. Ja vēlaties saglabāt savas lapas kārtībā, varat tās piestiprināt ar augšējo kreiso roku saspraudi.

3. 
   

   
   Nosūtiet vēstuli. Nosūtot vēstuli pa pastu, izmantojiet komerciāla izmēra aploksni. Ja iespējams, paņemiet aploksni ar uzņēmuma logotipu. Pareizi reģistrējiet sūtītāja un adresāta adresi. Salieciet vēstuli uz pusēm, lai adresāts vispirms atlocītu augšējo un pēc tam apakšējo. Pirms nosūtīšanas pārliecinieties, ka esat saņēmis pietiekami daudz vēstules.
   • Ja uzskatāt, ka rakstīšana ir nekārtīga un neatspoguļo jūsu profesionālo kompetenci, ievadiet adreses, izmantojot savu e-pasta apstrādes programmatūru, un izdrukājiet tās uz aploksnes ar printeri.
   • Ja vēstule ir ārkārtīgi svarīga vai steidzama, apsveriet iespēju to piegādāt dienestam.
   • Ja vēlaties to nosūtīt pa e-pastu, konvertējiet to uz HTML vai PDF formātu, lai saglabātu formatējumu. Tomēr vislabāk ir nosūtīt uz papīra iespiestu vēstuli.