Saturs

• posmi
• 1. daļa Organizējiet laikā un telpā
• 2. daļa E-pasta pārvaldīšana
• 3. daļa Pārvaldiet laiku
• 4. Daļa Fiziskās un garīgās veselības uzturēšana

Šajā rakstā: Laika un telpas organizēšana E-pasta pārvaldīšana E-pasta pārvaldīšana Laika uzturēšana fiziskās un garīgās veselības uzturēšana15 Atsauces

Organizēšana ir kvalitāte, kuru pieprasa vervētāji, jo tā ir viena no labākajām priekšrocībām kvalitatīva darba nodrošināšanā. Daudzi darbinieki tomēr saskaras ar dažāda līmeņa organizatoriskām grūtībām.Ja esat daļa no tā, zināt, ka ir vienkārši un efektīvi risinājumi. sniedz dažus padomus, kā padarīt labāku profesionālo dzīvi, izmantojot labāku organizāciju.

posmi

1. daļa Organizējiet laikā un telpā

1. 
   

   
   Ieraksti savas aktivitātes avīzē. Paņemiet nedēļu, lai novērtētu katru savu darbību, kā jums iet. Šī tipiskā nedēļa ļaus jums iegūt pārskatu par ikdienas uzdevumiem. Jūs tos varēsit klasificēt atbilstoši nepieciešamajam laikam un mērķiem, kas jums ļaus sasniegt.

2. 
   

   
   Nosakiet savas produktivitātes virsotnes. Daži cilvēki ir aktīvāki no rīta, bet citi ir efektīvāki pēc pusdienām. Lai kāds būtu vislabākais laiks jums, izmantojiet to svarīgāko un sarežģīto uzdevumu veikšanai.

3. 
   

   
   Prioritējiet savus uzdevumus. Izmantojiet paradumu, ka dienasgrāmata ir papīra vai digitālā formā. Pirms došanās naktī vai ierašanās no rīta atzīmējiet vissvarīgākās aktivitātes: ziņojums, kas jāveic īsā laikā, tikšanās sagatavošana ... Tas ļaus dot katram darbam nepieciešamo laiku un enerģiju, neizkliedējot jūs. Tomēr palieciet pietiekami elastīgi, lai apstākļu maiņas gadījumā iekļautu jaunas prasības. Ja neesat pārliecināts par uzdevuma relatīvo nozīmīgumu, vaicājiet sīkāku informāciju savam līdzstrādniekam vai vadītājam.

4. 
   

   
   
   
   Ātri nosūtiet mazus uzdevumus. Prioritāšu noteikšana nenozīmē atlikšanu uz vēlāku laiku! Citiem vārdiem sakot, ja jums ir nesvarīgi, bet viegli sasniedzami uzdevumi, nelieciet tos uz nakti. Pēc iespējas ātrāk rūpējieties par šīm mazajām aktivitātēm, lai jūs varētu koncentrēties uz vissvarīgākajiem punktiem.

5. 
   

   
   Organizējiet savu darbvietu. Neatkarīgi no tā, vai jums ir neliels birojs vai reāla istaba, jūsu telpai jābūt tādai, kas veicina efektīvu darbu! Netīrā darbvieta var izraisīt stresu un ierobežot jūsu produktivitāti. Nav runa par kļūšanu par tualetes maniaku! Jums vienkārši jāpieņem ieradums sakopt savu galdu.
   • Saglabājiet savu darbvietu. Atbrīvojieties no visiem failiem un atkritumiem, kas pakļauj jūsu biroju. Turpretī uzmanīgi sarindojiet svarīgās daļas. Uzglabājiet un notīriet savu darba vietu, tiklīdz jums ir iespēja: aktivitātes laikā, pārtraukumā, starp diviem uzdevumiem ...
   • Tīri, kā iet. Tādā veidā jūs izvairāties no papīra vai pārtikas atlieku uzkrāšanās uz galda.
   • Turiet lietas pa rokai: tālruni, pildspalvu, papīra spilventiņu ... Sakārtojiet savu darbvietu, lai tā būtu pēc iespējas funkcionālāka.

6. 
   

   
   
   
   Plānojiet savu dienu. Lai efektīvi organizētu darbu, jums jāieplāno tikšanās, kā arī visi citi profesionālie uzdevumi, piemēram, e-pasta lasīšana, ziņojumu sastādīšana ... Piemēram, nedēļas laikā varat pavadīt vienu vai divas nedēļas. jūs un pārējo nedēļu pārējiem jūsu uzdevumiem. Nemēģiniet par katru cenu aizpildīt tukšos periodus. Izmantojiet iespēju atpūsties vai padomājiet par mazāk aktuālām problēmām. Šie zemas aktivitātes periodi var arī paredzēt gaidāmo.
   • Izmantojiet kalendāru vai kalendāru. Jūs varat izvēlēties papīra darba kārtību, elektronisko kalendāru vai tādas programmas iCalendar vai Google tagad.
   • Kategorizējiet savas aktivitātes. Piemēram, jūs varat tos klasificēt pēc veida (projekts, notikums, sanāksme, pārtraukums ...) vai pēc svarīguma secības. Izvēlieties sistēmu, kas ļauj īsā laikā redzēt galvenās darbības.
   • Optimizējiet digitālo rīku izmantošanu. Piemēram, perspektīva var izmantot kā adrešu grāmatu, kalendāru vai veicamo darbību sarakstu. Izmantojot to pašu rīku savas profesionālās dzīves plānošanai, jūs iegūstat efektivitāti.
   • Ja iespējams, deleģējiet daļu sava darba. Var būt grūti ielādēt palīgu ar jums uzticētiem uzdevumiem vai lūgt kolēģa palīdzību. Tomēr tas ļauj jums koncentrēties uz darbībām, kuras varat veikt, un optimizēt laika pārvaldību.

2. daļa E-pasta pārvaldīšana

1. 
   

   
   Ja iespējams, ieplānojiet sava e-pasta lasīšanu. Dažām ziņām var būt nepieciešams pastāvīgs savienojums ar jūsu ziņām. Ja tas nav jūsu gadījumā, dienas laikā neizlasiet savus e-pastus līdz paredzētajam laikam.

2. 
   

   
   Kārtojiet savas vēstules. Atzīmējiet svarīgās sarunas un klasificējiet e-pastus atbilstoši to mērķim, nosūtītājam ... Izmantojiet funkcijas, ko piedāvā perspektīva (mapes un apakšmapes) vai Gmail (etiķetes).
   • Izdzēsiet s, kamēr tie tiek apstrādāti. Arhivējiet svarīgās sarunas un e-pastus, kas jums varētu būt nepieciešami. Ja tukšā kaste ir izlasīta un apstrādāta, dienas beigās tas var būt atvieglojums. Ja to uzskatāt par īkšķa likumu, pārliecinieties, vai nesteidzaties ar savu e-pasta ziņojumu apstrādi.

3. 
   

   
   Optimizēt saziņas līdzekļus. Neatkarīgi no sarunas pa e-pastu neatkarīgi no tā, vai jūs esat kolēģi vai partneri. Tūlītēja saruna vai vienkārši tālrunis ir vēlamākie risinājumi to ātrumam un cilvēku kontaktam. Tie var ietaupīt jums vērtīgo laiku un ietaupīt stresu, gaidot atbildi. Turklāt mutiskas sarunas pavedienā ir vieglāk apmainīties ar informāciju nekā rakstiski.

4. 
   

   
   Ierobežojiet savlaicīgus darba pārtraukumus. Dienas laikā ir svarīgi veikt pārtraukumus. No otras puses, ja jūs pārtraucat uzdevuma laikā atbildēt uz tālruni vai kolēģim, kurš iet garām jūsu rakstāmgaldam, tiek pārkāpts jūsu darba grafiks un tiek tērēts laiks. Neizraisot sevi pilnībā, nevilcinieties aizvērt durvis vai atstāt tālruni automātiskajā atbildētājā. Kad jūsu uzdevums ir izpildīts, atbildiet uz dažādiem pieprasījumiem. Tomēr nepadariet absolūtus noteikumus par risku būt asociālam vai nepieejamam!

5. 
   

   
   Izmantojiet mākoņdatošana. Šī tehnoloģija ļauj uzglabāt lielu daudzumu informācijas, izmantojot attālo serveri. Tāpēc tas ir lēts un uzlabo datu pieejamību. Tādējādi jūs varat strādāt no jebkuras ierīces, ja viņam ir pieejams internets. mākoņdatošana var uzlabot darba kvalitāti un laika pārvaldību, jo tas ļauj strādāt ātrāk un efektīvāk. Šis pakalpojums parasti ir pieejams kā uzņēmuma apmaksāts abonements. Nevilcinieties ieteikt izmantot šo tehnoloģiju jūsu pakalpojumam.

6. 
   

   
   Izmantojiet meklētājprogrammu piedāvātās iespējas. Jums, iespējams, jau ir ieradums personīgi reģistrēt un ranžēt iecienītākās vietnes. Nevilcinieties rīkoties tāpat birojā, it īpaši, ja jums ir savs dators. Piemēram, korporatīvo partneru vietnes vai vispārīga informācija ir avoti, kuriem nepieciešama ātra piekļuve.

3. daļa Pārvaldiet laiku

1. 
   

   
   Nemēģiniet vienlaikus veikt vairāk nekā vienu uzdevumu. Paredzams, ka pasaulē, kurā dominē informācijas un komunikāciju tehnoloģijas, darbinieki vienmēr būs pieejami un vienlaikus atbildēs uz visiem pieprasījumiem. Visi eksperti vēlas teikt, ka šī parādība vairākuzdevumu pretēji šķietamībai rada laika un darba kvalitātes zaudēšanu. Kad mūsu smadzenes ir piesātinātas ar informāciju, tam nav laika visu analizēt. Tādējādi vairāku uzdevumu izpilde vienlaikus palielina stresu un samazina spēju analizēt un koncentrēties. Ir vairāk jēgas vienlaikus risināt vienu problēmu.

2. 
   

   
   Izveidojiet savu grafiku. Papildus noteiktas darba kārtības izveidošanai (sapulce, pasākums, sapulce ...) ir labi, ja jums ir arī vispārējs jūsu dienas grafiks. Tas ļaus jums prognozēt aktivitātes un atpūtas periodus.
   • Dažām darbībām, piemēram, domāšanai par projektu vai klienta lietas izpētei, nepieciešama koncentrēšanās un analīze. Lai uzlabotu efektivitāti, plānojiet konkrētu laiku, ko pavadīt šāda veida aktivitātēm. Pārvietojot failus vai projektus, intelektuālās iespējas var samazināties, padarot jūs mazāk efektīvus. Tāpat laikā ir jāierobežo tādi nogurdinoši uzdevumi kā pasta vai ziņojuma lasīšana. Pretējā gadījumā jūs varat justies garlaicīgi un kavēties vai aizkavēt darbību.
   • Atvēliet papildu laiku dažām aktivitātēm. Tikšanās vai tikšanās var aizņemt vairāk laika, nekā paredzēts. Balstoties uz savu pieredzi, iekļaujiet savā grafikā laika diapazonu, kas ir lielāks par paziņoto pasākuma ilgumu.

3. 
   

   
   Jūs varat izmantot modinātāju. Tas var atgādināt par notikumu, signalizēt par laika beigām, kas atvēlēts uzdevuma izpildei, vai vienkārši dot jums darba ritmu. Tomēr izvairieties no tā, lai tas zvana negaidīti, jo tas var jūs satraukt, nepadarot jūs efektīvāku.

4. 
   

   
   Neveiciet savus uzdevumus bez pamatota iemesla. Lennui, nogurums, vēlme atstāt biroju agrāk ... visi ir slikti iemesli kādas aktivitātes atlikšanai. Prokrastinēšana ir īsta laika un efektivitātes izšķiešana. Tomēr jums jāpaliek elastīgam. Ja notiek neparedzēts notikums (tikšanās pēdējā minūtē, steidzama faila pārskatīšana ...), ņemiet vērā, kas jums jādara, un atsāciet darbību vēlāk. Varat arī iestatīt alternatīvu risinājumu. Piemēram, ja nevarat doties uz sapulci, mēģiniet iestatīt konferences zvanu.

4. Daļa Fiziskās un garīgās veselības uzturēšana

1. 
   

   
   Veikt pārtraukumus. Kā minēts rakstā, obligāti jāplāno fiziskās un intelektuālās atpūtas laiki. Patiešām, bezjēdzīgi veikt pārtraukumu pēcpusdienā darīt to, kas mums nebija laika no rīta, ir bezjēdzīgi. Pārtraukums ļauj spert soli atpakaļ, novērtēt paveikto un apmainīties ar kolēģiem. Turklāt tas palīdz labāk organizēt un uzlabot produktivitāti. Ja jūs nomāc darbs, ievadiet pārtraukuma periodu kalendārā, lai to neaizmirstu. Ja nepieciešams, plānojiet trauksmi.

2. 
   

   
   Pietiekami gulēt. Miega priekšrocības vienmēr ir bijušas atzītas. Tomēr daudzi strādnieki neguļ pietiekami. Izveidojiet kārtību, kā labi gulēt septiņas vai astoņas stundas.

3. 
   

   
   Nesalīdzini sevi ar kolēģiem. Ikvienam ir īpaša loma, kuru viņš uztver atšķirīgi. Efektīva kolēģa organizācijas metode ne vienmēr būs jums. Jūs varat apspriest labāko praksi, taču jums jāatrod sava sistēma.

4. 
   

   
   Organizēšana ir laikietilpīgs process. Jūsu grafiks tiks izveidots, strādājot uzņēmumā. Nemēģiniet par katru cenu ievērot savu darba kārtību un esiet elastīgs. Sāciet ar vispārēju organizāciju (sakārtots birojs, laika sadalīšana starp darbu un pārtraukumu ...) un pēc tam pakāpeniski uzlabojiet to.